Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng và tối ưu quy trình làm việc ?

Để vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, người lãnh đạo cần phải xác định và liên hệ mật thiết hoạt động giữa các bộ phận, phòng ban. Bất cứ hoạt động nào nhận các đầu vào và chuyển thành các đầu ra đều được xem như một quá trình. Vì vậy, quy trình được xem như bộ khung để doanh nghiệp đứng vững và phát triển.

Tại sao doanh nghiệp cần phải có quy trình ?

Quy trình là khuôn khổ (pháp lý nội bộ) để cho các công việc được diễn ra đúng phép tắc trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. Phương pháp quản lý theo quy trình là phương pháp quản lý mà ở đó doanh nghiệp đưa ra các quy tắc, các công việc mẫu và đưa ra thứ tự thực hiện chuẩn để thực hiện công việc.  

Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý sếp. Đối với những công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào? Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

Lợi ích của quy trình làm việc mang lại

Giúp nhân viên xác định rõ các công việc cần làm và thứ tự thực hiện

Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng, tính cách khác nhau dẫn đến phong cách làm việc khác nhau. Vỡi những nhân viên xuất sắc thì không sao nhưng đối với các nhân viên chưa có kinh nghiệm, có thể cách làm việc riêng của họ sẽ là nguyên nhân dẫn đến gián đoạn hoặc giảm năng suất công việc. Do đó, áp dụng quy trình quản lý chung giúp mọi hoạt động của công ty thành một dòng chảy lưu loát và trở nên minh bạch. Quy trình làm việc giúp người làm việc xác định những công việc cần làm là gì, thứ tự ra sao cần đạt kết quả như thế nào.

Phân công lao động rõ ràng

Làm việc theo quy trình giúp cấp trên dễ dàng giao việc cho cấp dưới. Quy trình quản lý giúp xác định các vài trò, trách nhiệm của từng nhân sự một cách rõ ràng. Điều này đặc biệt đem lại tiện lợi đối với công việc cần làm việc nhóm, bới nó giúp các thành viên trong nhóm phối hợp với nhau nhịp nhàng, ăn khớp mà không lo làm trùng công việc của nhau hoặc bỏ sót công việc.

Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Quy trình quản lý có vẻ như là một vấn đề nội bộ và không mấy liên quan gì đến khách hàng. Nhưng thực chất nó có liên hệ mật thiết đến sự hài lòng của khách hàng, cụ thể là trong quy trình chăm sóc khách hàng. Quy trình quản lý giúp nhân viên chăm sóc khách hàng một cách đầy đủ và sát xao nhất, từ giai đoạn tiếp cận khách hàng cho đến giai đoạn chăm sóc hậu mua hàng để tăng tỷ lệ tái mua hàng. Việc chăm sóc khách hàng theo đúng quy trình chuẩn đã được quy định cho khách hàng thấy sự chuyên nghiệp của công ty, cảm thấy được chăm sóc tốt và rất có thể họ sẽ giới thiệu người thân sử dụng sản phẩm.

Tăng lợi thế cạnh tranh

Trong thời đại mà các doanh nghiệp “mọc lên như nấm sau mưa”, việc tìm cho mình một quy trình chuẩn giúp bộ máy làm việc diễn ra nhịp nhàng chính là tạo lợi thế cạnh tranh đối với các đối thủ. Thực tế, quy trình quản lý là kinh nghiệm được đúc rút sau nhiều năm hoạt động, và cũng là những kiến thức được tích lũy qua nhiều tài liệu của mỗi chủ doanh nghiệp. Do đó, quy trình làm việc thường thể hiện nét đặc trưng riêng của mỗi doanh nghiệp và hàm chứa trong đó lợi thế kinh doanh riêng.


Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End

Địa chỉ: Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh

SĐT: 0938 838 493

Email: info@openend.vn

Website: OpenEnd.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *