Xây dựng quy trình tính lương chính xác và chuyên nghiệp

Tiền lương là một trong những yếu tố quan trọng để giữ chân nhân viên. Chính vì vậy nên việc thiết lập quy trình tính lương chính xác, chuyên nghiệp là công việc cần thiết cho bất cứ doanh nghiệp nào bên cạnh các vấn đề quan trọng khác như đảm bảo uy tín doanh nghiệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp cùng các chính sách cho người lao động. Một quy trình tính lương hợp lý sẽ khuyến khích nhân viên cống hiến nhiều hơn cho công ty, nâng cao hiệu quả công việc cũng như giúp doanh nghiệp thu hút thêm nhiều nhân tài. 

Tại sao cần xây dựng quy trình tính lương nhân viên?

Làm thế nào để đảm bảo công bằng cho người lao động, giúp họ cảm thấy giá trị của mình được trân trọng trong môi trường làm việc? Thực tế hơn, làm sao để nhân viên cảm thấy mức lương thưởng của họ nhận được hoàn toàn xứng đáng với công sức bỏ ra? Và làm thế nào để doanh nghiệp đáp ứng được những nhu cầu, mong muốn của nhân viên một cách tốt nhất? Đó là những câu hỏi hóc búa dành cho bộ phận quản lý nhân sự. Xây dựng một quy trình tính lương nhân viên chuẩn chính là một trong điểm mấu chốt quan trọng giúp giải quyết vấn đề này.

Quy trình tính lương nhân viên cũng không phải là thứ bất biến. Bởi sau khi thiết lập, quản lý nhân sự cũng cần tham khảo quan điểm của người lao động để biết được ưu, nhược điểm của quy trình hiện tại và lời khuyên về cách khắc phục đó. Sự minh bạch không chỉ giúp người lao động cảm thấy họ được tôn trọng, được đóng góp tiếng nói để đảm bảo quyền lợi của mình mà còn giúp chính phòng nhân sự giảm thiểu nguy cơ mắc lỗi gây ra bởi sai lầm chủ quan. Như vậy, qua trình tính lương nhân viên cần liên tục được xem xét, đánh giá và sửa đổi cho phù hợp với bối cảnh kinh doanh và những yêu cầu mới.

Một quy trình, hay cách tính toán lương thưởng bài bản, khoa học sẽ đem lại những lợi ích sau: 

Tạo sự chuyên nghiệp

Một quy trình tính lương nhân viên bài bản (cách thức tính lương, chế độ lương thưởng, được hệ thống hóa) giúp bộ phận nhân sự, những người làm công tác C&B tạo được sự chuyên nghiệp trong mắt lãnh đạo, cũng như người lao động. Ngoài ra, quy trình tính lương cũng sẽ giúp các hoạt động tính lương hàng tháng được diễn ra trơn tru hơn, giảm thiểu những sai sót, nhầm lẫn, và tiết kiệm thời gian cho bộ phận phụ trách. 

Phân chia nhiệm vụ rõ ràng

Để thực hiện một quy trình tính lương nhân viên, thường sẽ phải có sự tham gia của nhiều bên liên quan, từ trưởng bộ phận, HR, kế toán, C&B, thậm chí là cả chính người làm động. Nếu như doanh nghiệp có một quy trình cụ thể, phân chia nhiệm vụ rõ ràng, thì các bên liên quan sẽ chủ động nắm bắt được công việc, tránh việc đùn đẩy lẫn nhau.

Đảm bảo quyền lợi của người lao động

Sự xung đột, mất đoàn kết có thể xảy ra với bất cứ doanh nghiệp nào nếu như quy trình tính lương được thực hiện một cách qua loa, thiếu khoa học. Trong trường hợp gặp các vấn đề cần khiếu nại, nhân viên cần được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo quyền lợi của họ. 

Vậy nên, vào cuối tháng, phòng nhân sự nên gửi bảng lương trích xuất từ quy trình tính lương nhân viên cho nhân viên. Với các số liệu kê khai rõ ràng, cụ thể từng ngày, nhân viên dễ dàng kiểm soát và đảm bảo quyền lợi của mình. Như vậy, quy trình này giúp tránh sự nhập nhằng trong việc xử lý tiền bạc, giúp nhân viên thấu hiểu các chính sách đãi ngộ của công ty. Một cơ chế minh bạch giúp tinh thần của nhân viên được nâng cao và tăng sự tin cậy của người lao động và người sử dụng lao động. 

Các bước xây dựng quy trình tính lương chính xác và chuyên nghiệp

Bước 1: Thu thập dữ liệu tính lương

Để có một bảng lương hoàn chỉnh gửi đến người lao động, thì bước đầu tiên cần phải làm là phải thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu tính lương, và việc này thường sẽ được thực hiện bởi bộ phận chấm công.

Thông thường, hầu hết các doanh nghiệp sẽ tính lương dựa trên dữ liệu chấm công. Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề, có vị trí đặc thù như nhân viên kinh doanh, nhân viên sản xuất,…thì lương sẽ được tính dựa trên kết quả sản xuất, kết quả kinh doanh (hay chính là KPI, doanh số) nên lương cuối cùng được cấu thành bởi nhiều dữ liệu hơn. Một số dữ liệu tính lương phổ biến trong doanh nghiệp, đó là:

  • Danh sách chấm công (được tính bằng số giờ công mỗi ngày làm việc của nhân viên, nhân viên chấm công qua thẻ hoặc dấu vân tay)
  • Doanh số (thường áp dụng đối với nhân viên kinh doanh)
  • KPI
  • Hiệu suất sản phẩm,…

Để phục vụ việc xây dựng dữ liệu tính lương, ngay từ đầu hãy chú ý mục lương cơ bản để tính đúng, đúng đối tượng:

(1) Lương cơ bản: mức lương người lao động được hưởng khi làm việc hành chính, ở điều kiện bình thường, quy định theo Nghị định số 153/2016 NĐ-CP. 

(2) Lương đóng bảo hiểm xã hội: mức lương được quy định tại thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH. 

(3) Lương thử việc: chiếm 80 – 85% mức lương của cơ bản, tùy thuộc vào quy định của mỗi doanh nghiệp.

(4) Lương khoán: mức lương cho người làm công mang tính chất thời vụ.

(5) Lương thời gian: mức lương tính cho toàn lãnh đạo, nhân viên

Xem thêm: Tìm hiểu 6 phương pháp tính lương phổ biến hiện nay

Bước 2: Đối chiếu, xác nhận

Đây là bước vô cùng quan trọng trong một quy trình tính lương nhân viên để đảm bảo các dữ liệu được thiết lập chính xác, chuẩn chỉnh. Thông thường, người phụ trách đối chiếu sẽ là bộ phận phụ trách chấm công, cũng như trưởng bộ phận. 

  • Đối chiếu danh sách với các dữ liệu thu thập được
  • Đối chiếu kết quả với người lao động: Thông thường, trước khi tính lương, quản lý nhân sự cần gửi bảng chấm công, bảng doanh thu,… qua email hoặc phần mềm làm việc riêng cho người lao động để xác nhận

Nếu có phản hồi cho thấy quy trình bị sai, người quản lý cần nhanh chóng giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh để đảm bảo thời chuyển lương không bị ảnh hưởng. 

Bước 3: Lập bảng tính lương

Bộ phận kế toán sẽ là người phụ trách công việc lập bảng tính lương cho nhân viên. Việc lập bảng tính lương cần đảm bảo phải được thực hiện đúng đối tượng, và có độ chính xác tuyệt đối. Hiện nay, việc tính lương nhân viên được thực hiện theo hai hình thức chủ yếu – excel và phần mềm tính lương chuyên biệt. Nhìn chung, mỗi phần mềm đều có ưu, nhược điểm nhất định:

  • Với excel: Áp dụng excel trong tính lương thường chỉ phát huy tác dụng trong công ty, doanh nghiệp có quy mô nhỏ, thường chỉ vài chục người, ít phát sinh các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ hành chính hoặc kế toán. 
  • Với phần mềm công nghệ: Phạm vi sử dụng không giới hạn trong nội bộ mà được sử dụng đa dạng cho mọi loại hình doanh nghiệp trên các thiết bị công nghệ khác nhau. Không chỉ giúp tính lương, phần mềm này còn là nơi lưu giữ toàn bộ dữ liệu của nhân viên như hợp đồng, văn bản hành chính, tư liệu phỏng vấn,…

Bước 4: Kiểm tra, ký duyệt

Sau khi kiểm tra xác nhận một lần nữa, quản lý nhân sự sẽ đưa lại bảng tính lương cho kế toán trưởng. Nếu kế toán trưởng đồng ý, bảng lương sẽ được đưa cho giám đốc duyệt và phê chuẩn. Sau đó, kế toán trưởng sẽ nhận bảng lương từ phía giám đốc, rồi chuyển lại cho kế toán tiền lương. Tuy nhiên, nếu kế toán trưởng không đồng ý, bộ phận kế toán và nhân sự sẽ cùng phải làm việc lại để tìm giải pháp xử lý. 

Bước 5: Gửi xác nhận phiếu lương cho nhân viên

Phiếu lương sau khi được gửi phê duyệt sẽ được chuyển lại cho từng nhân viên. Điều cần chú ý trong bước này chính là bảng lương cần phải gửi riêng cho từng cá nhân để đảm bảo tính riêng tư, bảo mật về lương trong công ty. 

Bước 6: Thanh toán lương

Sau khi nhân viên đã xác nhận mức lương, công ty tiến hành thanh toán lương theo một trong hai hình thức – thanh toán trực tiếp hoặc thành toán qua thẻ ngân hàng. Tuy nhiên, hầu hết doanh hiện nay đều lựa chọn hình thức thanh toán qua thẻ bởi một số tiện ích như sau: 

  1. Thanh toán qua thẻ ngân hàng khá nhanh chóng, không tốn quá nhiều thời gian của người thực hiện. Đặc biệt, khi chuyển tiền qua internet banking, chỉ bằng vài thao tác đơn giản là đã có thể gửi tiền cho nhân viên, trong bất cứ thời điểm nào.
  2.  Chuyển tiền qua thẻ ngân hàng cũng vô cùng tiện lợi với nhân viên. Hình thức trực tiếp sẽ yêu cầu nhân viên phải đến tận nơi, tuy nhiên đây không phải là lựa chọn tối ưu cho nhân viên làm việc theo khung giờ linh động hoặc freelancer. 

Bước 7: Lưu hồ sơ, dữ liệu về tiền lương

Bước cuối cùng trong quy trình tính lương nhân viên là lưu hồ sơ, dữ liệu về tiền lương nhằm phục vụ công tác xây dựng báo cáo về sau của quản trị nhân sự. Báo cáo về tiền lương chính là cơ sở để chủ thuê theo dõi tổng quan sự biến động lương thưởng trong doanh nghiệp, giúp đưa các chiến lược ứng biến kịp thời, đặc biệt trong thời điểm kinh tế suy thoái. 


Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End

Địa chỉ: Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh

Chi nhánh Miền Bắc: Phòng 604, Tầng 16, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

SĐT: 0938.603.496

Email: info@openend.vn

Website: OpenEnd.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.