Tổng quan về SWOT và những điều cần biết

Biến động thị trường là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh. Yếu tố then chốt để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển đó là tận dụng điểm mạnh, nắm bắt cơ hội và khắc phục những hạn chế để xây dựng những chiến lược phát triển phù hợp theo từng giai đoạn, thị trường. Ai cũng biết điều này nhưng không phải ai cũng có thể làm được điều này.

 

SWOT là công cụ hàng đầu giúp các nhà quản trị đánh giá tổng quát doanh nghiệp và các yếu tố liên quan. Cùng phân tích và tìm hiểu công cụ này qua bài viết dưới đây:

Mô hình SWOT là mô hình (hay ma trận) phân tích kinh doanh nổi tiếng dành cho mọi doanh nghiệp muốn cải thiện tình hình kinh doanh bằng định hướng đúng đẵn và xây dựng những nền tảng phát triển vững chắc.

Trong đó Điểm mạnh và Điểm yếu được xem là hai yếu tố nội bộ trong một doanh nghiệp. Ví dụ như danh tiếng, đặc điểm, vị trí địa lý. Gọi là yếu tố nội bộ, bởi vì đây là những yếu tố mà bạn có thể nỗ lực để thay đổi.

Còn Cơ hội và Rủi ro là hai yếu tố bên ngoài. Ví dụ như nguồn cung ứng, đối thủ, giá thị trường, vì chúng không phải những yếu tố chỉ cần muốn là có thể kiểm soát được.

Phân tích SWOT có thể được áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc tổ chức hoặc các dự án riêng lẻ mà doanh nghiệp đang hay sẽ triển khai.

Nói tóm gọn, phân tích SWOT doanh nghiệp bao gồm những khía cạnh như sau:

• Thế mạnh: Đặc điểm doanh nghiệp hoặc dự án đem lại lợi thế cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh.
• Điểm yếu: Đặc điểm doanh nghiệp hoặc dự án khiến doanh nghiệp hoặc dự án yếu thế hơn so với đối thủ.
• Cơ hội: Nhân tố môi trường có thể khai thác để giành được lợi thế.
• Thách thức: Nhân tố môi trường có thể tác động tiêu cực đến doanh nghiệp hoặc dự án.

SWOT được áp dụng trong lĩnh vực nào?

Phân tích SWOT (hay ma trận SWOT) là kỹ thuật chiến lược được sử dụng để giúp cá nhân hay tổ chức xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong cạnh tranh thương trường cũng như trong quá trình xây dựng nội dung kế hoạch cho dự án. Doanh nghiệp có thể dùng phân tích SWOT làm rõ mục tiêu đầu tư và xác định những yếu tố khách quan – chủ quan có thể ảnh hưởng đến quá trình đạt được mục tiêu đó.

Xác định SWOT cực kì quan trọng. Vì nó sẽ quyết định bước tiếp theo để đạt được mục tiêu là gì. Người lãnh đạo nên dựa vào ma trận SWOT xem mục tiêu có khả thi hay không. Nếu không thì họ cần thay đổi mục tiêu và làm lại quá trình đánh giá ma trận SWOT.

Dưới đây là một số trường hợp ứng dụng phân tích mô hình SWOT:

• Lập kế hoạch chiến lược
• Brainstorm ý tưởng
• Đưa ra quyết định
• Phát triển thế mạnh
• Loại bỏ hoặc hạn chế điểm yếu
• Giải quyết vấn đề cá nhân như vấn đề nhân viên, cơ cấu tổ chức, nguồn lực tài chính …

Hướng dẫn xây dựng mô hình SWOT

Thông thường sơ đồ SWOT được trình bày dưới dạng ma trận 4 ô vuông tượng trưng cho 4 yếu tố chính. Tuy nhiên bạn cũng có thể liệt kê các ý cho từng mục dưới dạng danh sách. Cách trình bày như thế nào tùy mỗi người.

Sau khi thảo luận, thống nhất phiên bản SWOT hoàn chỉnh nhất, liệt kê các ý trong 4 yếu tố theo thứ tự ưu tiên nhiều nhất cho đến ít ưu tiên nhất.

Điểm mạnh

Yếu tố đầu tiên của phân tích SWOT là Strength, tức Điểm mạnh. Có thể dễ dàng đoán, yếu tố này giải quyết những điều mà doanh nghiệp đặc biệt làm tốt, chẳng hạn như môi trường làm việc tốt, hay ý tưởng bán hàng độc đáo, hay nguồn nhân lực tuyệt vời, bộ máy lãnh đạo xuất sắc,..

Hãy thử đặt câu hỏi để mở rộng yếu tố đầu tiên: Điểm mạnh, bằng cách liệt kê những câu hỏi xoay quanh thế mạnh của doanh nghiệp như sau:

• Khách hàng yêu thích điều gì về doanh nghiệp hay sản phẩm của bạn?
• Doanh nghiệp bạn làm gì tốt hơn các doanh nghiệp khác trong ngành như thế nào?
• Đặc tính thương hiệu (brand attribute) thu hút nhất của doanh nghiệp bạn là gì?
• Những ý tưởng bán hàng độc đáo mà doanh nghiệp của bạn đang ấp ủ?
• Hay những tài nguyên nào chỉ bạn có mà đối thủ thì không?

Câu trả lời sẽ đem lại cái nhìn tổng thể giúp bạn xác định điểm mạnh cốt lõi của doanh nghiệp.

Đừng quên cân nhắc lợi thế từ góc nhìn cả trong cuộc lẫn khách hàng và những bạn cùng ngành. Nếu bạn gặp khó khăn thì hãy cứ viết ra những đặc điểm của công ty và có thể bạn sẽ tìm ra điểm mạnh từ những đặc điểm đó.

Ngoài ra bạn cũng cần nghĩ tới đối thủ. Chẳng hạn nếu tất cả đối thủ khác đều cung cấp sản phẩm chất lượng cao thì dù bạn có sản phẩm tốt thì đó cũng chưa hẳn là lợi thế của bạn.

Weakness – Điểm yếu

Quá tự tin vào điểm mạnh của mình sẽ trở thành yếu điểm cho doanh nghiệp, khi doanh nghiệp không thể nhìn ra những thiếu sót cần thay đổi.

Liệu bạn có nhận ra: Điều gì khiến kế hoạch kinh doanh Quý rồi không có kết quả? Câu trả lời rất có thể nằm xuất phát từ một hay nhiều những yếu điểm dưới đây:

Hãy trả lời những câu hỏi dưới đây để giúp doanh nghiệp tìm ra điểm yếu:

• Khách hàng của bạn không thích gì về doanh nghiệp hay sản phẩm của bạn?
• Những vấn đề hoặc khiếu nại thường được đề cập trong các review đánh giá về doanh nghiệp bạn là gì?
• Tại sao khách hàng của bạn hủy đơn hoặc không thực hiện/không hoàn thành giao dịch?
• Thuộc tính thương hiệu tiêu cực nhất đang vướng phải là gì?
• Những trở ngại/thách thức lớn nhất trong kênh bán hàng hiện tại?
• Những tài nguyên nào mà đối thủ có mà bạn thì không?

Đối với điểm yếu, bạn cũng phải có cái nhìn tổng quan về khách quan và chủ quan: Đối thủ có đang làm tốt hơn bạn không? Những điểm yếu người khác thấy mà bạn không nhận ra? Hãy thành thật và thẳng thắn đối diện với điểm yếu của mình.

Opportunities – Cơ hội

Tiếp theo trong các yếu tố phân tích SWOT là Opportunities – Cơ hội. Doanh nghiệp bạn có đang sở hữu một khối lượng lớn khách hàng tiềm năng được tạo ra bởi đội ngũ marketing? Đó là một cơ hội. Doanh nghiệp bạn đang phát triển một ý tưởng mới sáng tạo sẽ mở ra “đại dương” mới? Đó là một cơ hội khác nữa.

Doanh nghiệp có thể tận dụng những cơ hội đến từ:

• Xu hướng trong công nghệ và thị trường
• Thay đổi trong chính sách chính phủ liên quan đến lĩnh vực của bạn
• Thay đổi về mặt xã hội, dân số, lối sống …
• Sự kiện địa phương
• Xu hướng của khách hàng

Một số câu hỏi mà tôi gợi ý bao gồm:

• Làm thế nào để có thể cải thiện quy trình bán hàng/hỗ trợ khách hàng hiện có hay hỗ trợ khách hàng tiềm năng?
• Những kiểu truyền thông nào sẽ thúc đẩy chuyển đổi khách hàng?
• Làm thế nào để có thể tìm kiếm nhiều hơn nữa những Guru trong ngành ủng hộ thương hiệu?
• Phương pháp tối ưu quy trình làm việc liên phòng ban hiệu quả hơn là gì?
• Có ngân sách, công cụ hoặc tài nguyên nào khác mà doanh nghiệp chưa tận dụng hết mức hay không?
• Hay, những kênh quảng cáo nào tiềm năng nhưng doanh nghiệp vẫn chưa khai thác?

Mẹo nhỏ

Giải pháp tốt nhất là nhìn vào thế mạnh và tự hỏi những thế mạnh này có thể mở ra bất cứ cơ hội nào không. Ngoài ra, xem xét những điểm yếu và tự hỏi sau khi khắc phục và hạn chế những điểm này, bạn có thể tạo ra cơ hội mới nào không ?

Nói tóm lại, yếu tố phân tích SWOT này bao gồm mọi thứ bạn có thể làm để cải thiện doanh số, hoặc thúc đẩy sứ mệnh doanh nghiệp mình.

Threats – Thách thức

Yếu tố cuối cùng của phân tích SWOT là Threats – Thách thức, Rủi ro hoặc các mối đe dọa, có nhiều tên gọi dành cho Threat, nhưng chung quy là mọi thứ có thể gây rủi ro đến khả năng thành công hoặc tăng trưởng của doanh nghiệp.