Tiền lương là một chi phí cố định quan trọng của doanh nghiệp. Quản lý tiền lương tốt là yếu tố giúp sử dụng hiệu quả sức lao động, tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy, tăng thu nhập cho công ty. Cùng Open End tìm hiểu phương pháp quản lý tiền lương hiệu quả qua bài viết phương pháp quản lý tiền lương hiệu quả trong doanh nghiệp dưới đây.
1. Quản lý tiền lương là gì?
Để hiểu được khái niệm này thì cần phải nắm được bản chất của tiền lương. Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động sẽ trả cho người lao động và là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Bên cạnh đó, tiền lương còn là một yếu tố thể hiện ra chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra.
Chính vì vậy, tiền lương là mối quan tâm của cả người lao động và người sử dụng lao động. Thông thường tiền lương bao gồm lương cơ bản, tiền thưởng theo doanh số, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca…
Quản lý tiền lương đó là một khâu trong quản trị nhân sự, việc chi trả một mức lương phù hợp giúp cho người lao động có tinh thần trách nhiệm hơn, hăng say và chăm chỉ làm việc hơn. Từ đó, người lao động có thể tạo ra nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp, tăng sự gắn kết lâu dài giữa người lao động và công ty.
Tiền lương cũng được phân chia làm nhiều loại như:
- Tiền lương cấp bậc: Đây là tiền lương căn cứ vào cấp bậc của người lao động trong công ty để chi trả. Mỗi cấp bậc sẽ có một mức lương khác nhau, nhưng cấp bậc càng cao thì mức lương càng cao. Thông thường trong công ty sẽ có các cấp bậc từ thấp lên cao như: nhân viên, quản lý, trưởng phòng, giám đốc,…
- Hệ số tiền lương cấp bậc: Doanh nghiệp sẽ dựa vào cấp bậc để phân chia hệ số lương cấp bậc một cách rõ ràng. Hệ số lương cấp bậc sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được các tranh chấp không đáng có trong doanh nghiệp.
- Mức lương: Là lượng tiền doanh nghiệp chi trả cho người lao động trong một thời gian (giờ, ngày, tháng…) đã ký kết, nó phù hợp với các cấp bậc của người lao động trong thang lương.
- Thang lương: Thể hiện tỷ lệ khác nhau giữa các mức lương của các cấp bậc. Mỗi bậc trong thang lương sẽ có hệ số cấp bậc tiền lương khác nhau so với tiền lương cơ bản.
- Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật: Những quy định kỹ năng làm việc mà công ty đề ra. Mỗi cấp bậc sẽ có tiêu chuẩn kỹ thuật riêng và người thuộc cấp bậc đó phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật đó để làm việc.
Xem thêm: Hình thức trả lương theo 3P và KPI có những ưu nhược điểm gì?
2. Cách quản lý tiền lương phổ biến hiện nay
2.1 Biên chế bằng tay
Đây là một cách quản lý tiền lương theo phương pháp thủ công, nhưng nó cũng được nhiều công ty, doanh nghiệp, tổ chức tiến hành thực hiện. Biên chế bằng tay là cách quản lý hữu hiệu nhất về tiền lương trong doanh nghiệp.
Ưu điểm
- Phương pháp này tiết kiệm chi phí với nguồn nhân lực nội bộ cho doanh nghiệp chính là ưu điểm lớn nhất của phương pháp này.
- Đồng thời việc tự quản lý, biên chế bằng tay hoặc chạy hệ thống sẽ giúp công ty cảm thấy an tâm hơn trong vấn đề bảo mật thông tin khi giao việc cho nhân sự nội bộ thay vì bên ngoài.
Nhược điểm
Tuy nhiên, phương pháp biên chế bằng tay này cũng tồn tại nhược điểm đó là liên quan tới rất nhiều thủ tục và giấy tờ. Phương pháp này hông chỉ dừng lại ở tính toán tiền lương, người phụ trách cũng cần phải tìm hiểu các quy định của các cơ quan để tính toán và lập báo cáo về thuế, BHXH,… đồng thời phải nộp thuế cho cơ quan nhà nước hoặc đóng BHXH đúng hạn.
Việc quản lý nhân sự tiền lương theo phương pháp truyền thống này tốn nhiều thời gian và công sức của các cán bộ nhân sự. Người phụ trách để hạn chế những sai sót khi xử lý hồ sơ tài chính, doanh nghiệp nên có nhân viên chuyên ngành hoặc đội nhóm chuyên để quản lý phần này.
2.2 Thuê ngoài
Quản lý tiền lương bằng phương pháp thuê ngoài mang lại nhiều lợi ích, nhưng nhiều công ty, doanh nghiệp vẫn còn “dè chừng” vì vẫn tồn tại nhiều bất cập.
Ưu điểm
Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi sử dụng các đơn vị bên ngoài để quản lý vấn đề tiền lương.
Nhược điểm
- Phương pháp này tốn rất nhiều chi phí đây là nhược điểm đầu tiên và cũng là lí do khiến các doanh nghiệp “e ngại”.
- Để tìm được một đơn vị uy tín và giao phó trách nhiệm quản lý nhân sự về tiền lương, quản lý tài chính là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp muốn áp dụng phương pháp thuê ngoài.
- Nghiệp vụ quản lý vấn đề tiền lương trong doanh nghiệp không chỉ liên quan đến pháp luật mà nó còn đòi hỏi độ chính xác cao và bảo mật tuyệt đối.
2.3 Sử dụng phần mềm
Dùng phần mềm quản lý tiền lương hiện được rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên để thay đổi phương pháp quản lý thủ công.
Ưu điểm
- Sử dụng phần mềm để tính và quản lý tiền lương có thể nói là giải pháp trung hòa những ưu nhược điểm của hai hình thức kể trên.
- Phần mềm tính lương giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn so với thuê ngoài, nhưng nó vẫn đảm bảo hạn chế tối đa những sai sót do các hệ thống tự động hóa.
Nhược điểm
Các phần mềm công nghệ hiện đại nhưng hầu hết vẫn phải phụ thuộc vào Internet. Vì thế, các dữ liệu quản lý vấn đề tiền lương trong doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng nếu phần mềm không có chức năng sao lưu hoặc đồng bộ.
3. Hướng dẫn tối ưu quy trình quản lý tiền lương
3.1 Thực hiện trả lương tự động
Tính lương theo phương pháp thủ công là một sự tiêu tốn thời gian và công sức đối với bộ phận nhân sự. Hơn thế nữa, nó có nguy cơ sai sót cao do các mục nhập và tính toán sai.
Đó là lý do vì sao cần đến các phần mềm tính lương tự động. Điều này sẽ giúp tăng cường hiệu quả trong việc quản lý vấn đề tiền lương. Việc thực hiện trả lương tự động vừa đảm bảo độ bảo mật lại vừa chính xác trong tất cả các tính toán.
Nhân viên của công ty cũng có thể dễ dàng truy cập vào các khoản thanh toán và lịch sử tiền lương trực tuyến. Chính vì vậy, tự động hóa quá trình quản lý vấn đề tiền lương thật sự mang lại lợi ích cho cả hai bên.
3.2 Hợp nhất thời gian thanh toán lương
Người lao động trong doanh nghiệp được duy trì với nhiều loại hợp đồng lao động khác nhau. Điều đó tức là sẽ có nhân viên cố định, thực tập sinh, nhân viên thời vụ hoặc nhân viên làm việc theo ca. Như vậy, nó sẽ dẫn tơ việc tách biệt lịch trình trả lương cho từng nhóm nhân sự. Thế nhưng quy trình này rất dễ dẫn đến lỗi trùng lặp trong việc quản lý vấn đề tiền lương.
Để giảm thiểu rủi ro và xử lý bảng lương đúng cách, doanh nghiệp nên hợp nhất thời gian thanh toán lương. doanh nghiệp cần chọn một thời gian cụ thể và trả lương cho người lao động cùng một lịch trình.
3.3 Tạo chính sách lương minh bạch
Việc quản lý nhân sự tiền lương sẽ gặp vô vàn những vấn đề như: phân loại sai nhân viên, thanh toán thừa hoặc thiếu khoản thuế… Vì vậy, doanh nghiệp cần một chính sách lương minh bạch, dễ hiểu và dễ tiếp cận đối với tất cả nhân viên trong công ty, kể cả nhân viên hiện tại và ứng viên tương lai.
3.4 Nhận góp ý từ nhân viên
Một cách khác để tối ưu hóa quản lý tiền lương trong doanh nghiệp là nhận góp ý từ phía nhân viên. Góp ý của họ sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện ra những vấn đề chưa rõ ràng trong quy trình trả lương. Từ đó doanh nghiệp sẽ phát hiện và sửa đổi kịp thời tất cả các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn. Việc này cũng giúp doanh nghiệp hạn chế những mâu thuẫn tranh chấp xảy ra dẫn đến mất nguồn nhân lực.
4. Những lưu ý để quản lý tiền lương hiệu quả và chính xác
- Cập nhật quy định về tiền lương
Chính sách quy định về tiền lương luôn có sự thay đổi. Vì vậy doanh nghiệp cần nắm bắt, cập nhật thông tin để điều chỉnh lương cho nhân viên của mình. Các quy định về tiền lương nếu không được cập nhật sẽ khiến nhân viên thiếu niềm tin vào doanh nghiệp, giảm năng suất hiệu quả công việc và rời bỏ công ty.
- Quản lý khoa học thông tin nhân sự
Số lượng nhân sự trong một doanh nghiệp có thể lên tới hàng nghìn, chục nghìn người. Vì thế, doanh nghiệp cần có những giải pháp quản lý nhân sự và quản lý thông tin nhân sự một cách khoa học. Điều này sẽ hỗ trợ rất nhiều để quy trình quản lý tiền lương diễn ra một cách thuận lợi hơn.
- Liên kết chặt chẽ với việc chấm công
Lương của nhân viên đương nhiên sẽ được tính dựa trên những ngày họ đi làm. Vì thế, khi tính toán lương thưởng cần phải bám sát bảng chấm công để tính lương đúng và đủ cho người lao động. Việc tính lương đúng theo chấm công sẽ tạo được lòng tin của nhân viên, doanh nghiệp sẽ gây dựng được nguồn nhân lực bền vững hơn.
- Khai báo thuế trực tuyến
Hiện nay, việc khai báo và nộp thuế có thể được tiến hành trực tuyến. Hãy tận dụng điều này để khai báo thuế một cách đầy đủ và chính xác thông qua internet. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn nhân lực, thời gian cũng như chi phí phát sinh. Việc khai báo thuế trực tiếp cũng giúp doanh nghiệp đơn giản hóa mọi thủ tục và giảm thiểu nhiều rủi ro sai sót.
- Hạn chế tranh chấp
Doanh nghiệp hãy luôn lắng nghe những ý kiến đóng góp, phản hồi từ người lao động để từ đó có những phương án giải quyết hợp lý, tránh tranh chấp xảy ra. Chủ doanh nghiệp cần thương lượng và đưa ra những hợp đồng hoà giải để hạn chế tình trạng tranh chấp, bãi công, nghỉ việc tập thể. Điều đó sẽ gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của công ty trong mắt người lao động và sự uy tín với các đối tác.
Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End
🏠 Địa chỉ: Tầng 14, toà nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, TP. HCM
🏠 Chi nhánh Miền Nam: Tầng 2, Tòa nhà D-Vela, số 1177 Huỳnh Tấn Phát, Phường Phú Thuận, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh
🏠 Chi nhánh Miền Trung: 1747-1749, Đường Nguyễn Tất Thành, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng
🏠 Chi nhánh Miền Bắc: Phòng 604, Tầng 6, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
☎️ Hotline: 0938.603.496
📩 Email: info@openend.vn
Website: OpenEnd.vn
xem thêm bài : xây dựng hệ thống doanh nghiệp