NHỮNG LÃNG PHÍ ĐANG “GIẾT CHẾT” DOANH NGHIỆP

Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, có rất nhiều thách thức đến từ thị trường, khách hàng,… buộc các nhà lãnh đạo phải nhìn lại và tối ưu mọi hoạt động của doanh nghiệp. Một trong những công cuộc tối ưu mạnh mẽ thời điểm này chính là tối ưu chi phí – cắt giảm mọi lãng phí tồn tại ở doanh nghiệp. 

Tuy nhiên không phải tất cả các loại lãng phí đều có hại. Một trong số đó vẫn cần thiết. Có 2 loại lãng phí:

  • Lãng phí cần thiết: không làm gia tăng giá trị nhưng cần thiết để hoàn thành công việc một cách chất lượng. Như các hoạt động đào tạo thiết yếu, chăm sóc khách hàng,…
  • Lãng phí không cần thiết: không làm gia tăng giá trị và làm thâm hụt tài chính của doanh nghiệp.

Cùng Open End tìm hiểu những loại lãng phí đang giết chết doanh nghiệp để có biện pháp ngăn chặn và hạn chế kịp thời qua bài viết dưới đây:

1. Lãng phí cho những cuộc họp vô nghĩa

Tổ chức các cuộc họp là hoạt động quen thuộc của doanh nghiệp, là nơi mọi người ngồi lại để giải quyết các vấn đề hoặc thông báo quyết định quan trọng nào đó. Đặc trưng của họp là hoạt động gồm sự tham gia của nhiều người. Mỗi phút trong một cuộc họp khi nhân với số lượng và giá trị lao động của người tham dự sẽ phản ánh sự đầu tư vào cuộc họp đó.

Chúng tôi đã có một bài viết về sự lãng phí của các cuộc họp vô nghĩa với hàng loạt vấn đề tiêu cực được đưa ra như lãng phí thời gian, nguồn lực, hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên. Một minh chứng nữa cho sự lãng phí này là 58 tỷ đô ở Anh và 499 tỷ đô ở Hoa Kỳ được dành ra cho các cuộc họp vào năm 2019 (theo công bố của Doodle).

Dễ dàng nhận thấy những cuộc họp vô nghĩa thường liên quan đến việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế bản chất của việc nảy sinh nhiều cuộc họp chính là các quy trình của doanh nghiệp tồn tại nhiều khúc mắc và nút thắt. 

2. Lãng phí do làm thêm giờ không hiệu quả

Việc nhân viên nán lại văn phòng và tiếp tục công việc có vẻ là dấu hiệu đáng mừng cho sự nỗ lực, chăm chỉ và trách nhiệm. 

Tuy nhiên đó cũng chưa chắc là điều tuyệt vời. Thứ nhất, làm việc ngoài giờ không hẳn là do khối lượng công việc nặng, có thể là do năng suất của nhân viên đó thấp và quy trình làm việc không hiệu quả. Thứ hai, việc làm thêm giờ đòi hỏi nỗ lực, chắc chắn sẽ lấy đi nhiều năng lượng. Về lâu về dài sẽ hạn chế hiệu suất của nhân viên do những ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe. Thứ ba, không phải nhân viên nào cũng tuyệt vời, họ hoàn toàn có thể lợi dụng tài nguyên để làm những việc cá nhân trong khi bản thân lại báo cáo tăng ca.

Những chi phí phục vụ cho việc làm thêm giờ vô ích này chính là lãng phí cần phải cắt bỏ. Thật ra bản chất của việc không đánh giá được nhân viên “làm thêm” hay “làm bù” là do nhà quản lý không nắm được hiệu suất hay quy trình làm việc của nhân viên có đúng không.

3. Lãng phí do “tài nguyên nhàn rỗi”

Tài nguyên nhàn rỗi là chi phí ẩn phổ biến nhất trong một doanh nghiệp, bao gồm cả thiết bị và nhân lực. Theo một nghiên cứu, các tổ chức chỉ tự động hóa 25-40% quy trình làm việc. Trong khi đó, nhân viên dành đến 22% thời gian cho các tác vụ tay chân, lặp đi lặp lại một cách nhàm chán và lãng phí

Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên của công ty nhưng chúng vẫn là tài sản. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên và chịu gánh nặng về mặt chi phí khấu hao và bảo trì cho các thiết bị. 

Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh hiệu quả sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp, đặc biệt là nhân lực. Nhà quản lý thiếu đi sự đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý cho các đầu nhân sự.

4. Lãng phí do việc sắp xếp sai vị trí 

Một quy trình nhân sự hiệu quả sẽ bao gồm tuyển dụng và đặt đúng người vào đúng vai trò. Nếu nhà quản lý đặt nhân viên vào phạm vi công việc không phù hợp với các kỹ năng của họ, nhiều hệ lụy xấu xí sẽ nảy sinh.

Bên cạnh những ảnh hưởng từ hiệu suất làm việc kém khiến công việc không hoàn thành, việc mất đi một nhân viên kéo theo những nguy cơ rò rỉ dữ liệu, đồng thời sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí một lượng chi phí đáng kể: Chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí thay thế nhân viên mới. 

Theo nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực, chi phí trung bình để thay thế một nhân viên cũ khi họ rời đi là 6-9 tháng tiền lương. 

Điều quan trọng là nhà quản lý phải xác định điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân viên và đặt họ vào phạm vi công việc phù hợp. Việc đánh giá nhân viên lúc này là tối quan trọng.

5. Lãng phí do quy trình không hiệu quả

Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng lên tương ứng của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc. 

Nếu các quy trình trong doanh nghiệp không được hợp lý hóa thì sẽ có rất nhiều thao tác không cần thiết phát sinh, lãng phí nhân sự, xảy ra xung đột trong các công đoạn,…Đây chính là nguyên nhân gây nên chi phí phát sinh thêm và trở thành chi phí ẩn.

Ví dụ đơn giản nhất: Khi việc giao sản phẩm đến tay khách hàng của bạn bị chậm không chỉ một lần, trải nghiệm khách hàng sẽ bị kéo xuống mức 0, thậm chí là “âm”. Cho dù bạn giải thích rằng quá trình vận chuyển gặp vấn đề, bên cung cấp có sự cố, nhân viên nghỉ ốm,… thì khách hàng cũng khó có thể thông cảm vì điều này cũng ảnh hưởng đến chính kinh tế của họ. Những hệ lụy kéo theo tất nhiên bạn hoàn toàn có thể nhìn ra được: mất đi khách hàng, doanh thu sụt giảm, danh tiếng ảnh hưởng,…

6. Lãng phí từ các bộ phận “khó kiểm soát”

Khi nói đến việc tối ưu chi phí kinh doanh, hầu hết các nhà lãnh đạo nghĩ đến những gì xảy ra trước mắt như tìm nhà cung cấp rẻ hơn, giảm chi phí nhân công hay thuê văn phòng giá thấp hơn. Điều mà nhiều người không nhìn đến là những bộ phận không có KPI/ OKR, như admin hay back office tại nhiều doanh nghiệp.

Bởi vì thông thường không có con số đo lường cụ thể nào cho hiệu quả làm việc của đội ngũ này (như KPI hay OKR), nhiều vấn đề tiêu cực dễ dàng xảy ra như làm việc chậm trễ gây ảnh hưởng đến bộ phận khác, kéo theo một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức không nhận ra để kiểm soát.

Trong doanh nghiệp mặc dù các vị trí này đều chiếm vị trí rất quan trọng, nhưng các tổ chức thường chỉ quy định đầu việc chứ không thiết kế một quy trình làm việc nhất định cho mỗi nhiệm vụ, từ đó là nguyên nhân sinh ra nhiều loại chi phí


Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End

Địa chỉ: Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh

SĐT: 0938 838 493

Email: info@openend.vn

Website: OpenEnd.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *