Với bất kỳ doanh nghiệp nào, tối ưu chi phí là một bài toán vô cùng nan giải, đặc biệt là chi phí ẩn. Đây là chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tối ưu hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.
Song không phải người làm quản lý nào cũng nhận ra và giải quyết dứt điểm tình trạng trên. Bài viết này sẽ thống kê các loại chi phí ẩn trong quá trình làm việc ngốn của doanh nghiệp nhiều tài nguyên và cách khắc phục.
Chi phí ẩn là gì?
Hiểu một cách đơn giản, chi phí ẩn chính là tất cả những khoản phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Thay vì đem lại nguồn thu cho doanh nghiệp thì chi phí ẩn lại được doanh nghiệp dùng vào những công việc có liên quan đến hoạt động nội bộ.
Chi phí ẩn còn được xem là chi phí cơ hội của doanh nghiệp vì doanh nghiệp đã bỏ qua một hoặc nhiều lợi ích nhất định khi không chọn khai thác một cách hiệu quả. So với những loại chi phí kinh doanh khác, chi phí ẩn hay Implicit cost không cần báo cáo/ ghi nhận trên bảng cân đối kế toán nên rất khó để xác định/ tính toán.
Những loại chi phí ẩn mà doanh nghiệp có thể đã bỏ qua
Chi phí ẩn do tổ chức cuộc họp
Họp hành có thể nói là hoạt động quen thuộc của doanh nghiệp. Những buổi họp là nơi nhân sự cùng ngồi lại để giải quyết các vấn đề hoặc thảo luận dự án mới hay thông báo quyết định quan trọng nào đó của công ty. Đặc trưng của hầu hết các cuộc họp là hoạt động gồm sự tham gia của nhiều người. Khoảng thời gian của một cuộc họp đem nhân với số lượng người tham gia và giá trị lao động của họ sẽ phản ánh sự đầu tư vào cuộc họp đó.
Theo khảo sát của Doodle, các cuộc họp gây ra lãng phí 58 tỷ đô ở anh và 499 tỷ đô ở Hoa Kỳ năm 2019. Dễ dàng nhận thấy rằng những cuộc họp vô nghĩa thường liên quan đến việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong cách hoạt động của doanh nghiệp. Mà rõ ràng việc phát sinh nhiều vấn đề chứng tỏ các quy trình của doanh nghiệp đang tồn tại nhiều khúc mặt và nút thắt.
Chi phí ẩn do làm việc không hiệu quả
Quy trình doanh nghiệp là một chuỗi các bước được liên kết với nhau được chỉ định cho mọi bên liên quan cho một công việc cụ thể để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.
Mỗi phòng ban đội nhóm liên quan thực hiện một nhiệm vụ cụ thể mà họ chuyên môn để đạt được một mục tiêu cụ thể. Các bước này thường được lặp lại nhiều lần bởi nhiều người dùng theo cách được tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa. Theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng lên tương ứng của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc.
Nếu các quy trình làm việc không được tối ưu hiệu quả thì có rất nhiều tác vụ công việc không cần thiết phát sinh, dẫn tới lãng phí nhân sự, xảy ra xung đột trong các công đoạn,… Đây chính là nguyên nhân gây nên chi phí phát sinh và sẽ trở thành chi phí ẩn.
Chẳng hạn, khi doanh nghiệp giao sản phẩm tới khách hàng bị chậm, đã dẫn tới trải nghiệm của khách hàng bị kéo xuống mức 0, thậm chí là “âm”. Doanh nghiệp không thể lấy lý do rằng bên cung gặp sự cố hay nhân viên bị ốm, bởi chính sự sai sót của doanh nghiệp gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của đối tác. Điều này có thể khiến doanh nghiệp mất đi khách hàng tiềm năng, danh tiếng bị ảnh hưởng hoặc sụt giảm doanh thu nghiêm trọng…
Chi phí ẩn do các bộ phận khó kiểm soát
Khi nói đến việc tối ưu chi phí kinh doanh, hầu hết các nhà lãnh đạo nghĩ đến những gì xảy ra trước mắt như tìm nhà cung cấp rẻ hơn, giảm chi phí nhân công hay thuê văn phòng giá thấp hơn. Điều mà nhiều người không nhìn đến là những bộ phận không có KPI/ OKR, như admin hay back office tại nhiều doanh nghiệp.
Bởi vì thông thường không có con số đo lường cụ thể nào cho hiệu quả làm việc của đội ngũ này (như KPI hay OKR), nhiều vấn đề tiêu cực dễ dàng xảy ra như làm việc chậm trễ gây ảnh hưởng đến bộ phận khác, kéo theo một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức không nhận ra để kiểm soát.
Chi phí ẩn do làm ngoài giờ (OT)
Nhiều người cho rằng khi nhân viên làm việc quá giờ dường như là dấu hiệu đáng mừng cho sự chăm chỉ và trách nhiệm. Tuy nhiên, đó cũng chưa chắc là điều tuyệt vời. Bởi lý do đầu tiên, khi làm việc thêm giờ chưa chắc đã đồng nghĩa với việc khối lượng công việc nặng, mà có thể là do năng suất của nhân viên thấp, khả năng làm việc không hiệu quả hoặc quy trình làm việc của doanh nghiệp còn thiếu sót.
Bên cạnh đó, việc OT quá nhiều sẽ đòi hỏi nhân viên nhiều năng lượng cũng như nỗ lực. Về lâu dài, sẽ hạn chế hiệu suất của nhân viên bởi việc làm thêm giờ chắc chắn mang lại những tiêu cực cho sức khỏe.
Tiếp theo, nhà quản lý có chắc nhân viên làm thêm là làm việc của công ty bạn hay không? Họ hoàn toàn có thể đang lợi dụng tài nguyên để làm những việc cá nhân trong khi bản thân báo cáo làm OT. Việc các doanh nghiệp cần cắt bỏ những chi phí không cần thiết cho nhưng kiểu làm việc tăng ca vô ích là điều vô cùng quan trọng. Và bản chất của việc đánh giá nhân viên làm thêm có chất lượng hay không là do nhà quản lý chưa nắm được hiệu suất hoặc quy trình làm việc của nhân viên đúng hay sai.
Chi phí ẩn do “tài nguyên rảnh rỗi”
Có thể nói trong doanh nghiệp, chi phí ẩn phổ biến nhất có thể kể đến tài nguyên nhàn rỗi bao gồm cả thiết bị và nhân lực. Theo một nghiên cứu, các nhân viên văn phòng dành tới 22% thời gian làm việc cho các tác vụ tay chân, lặp lại nhàm chán và gây lãng phí.
Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên của doanh nghiệp nhưng chúng vẫn là tài sản. Trong doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên và trả các chi phí khấu hao cũng như chi phí bảo trì cho các thiết bị. Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh doanh nghiệp sử dụng tài nguyên có hiệu quả hay không, đặc biệt là nhân lực. Đây cũng là biểu hiện của nhà quản lý thiếu đi sự đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý cho các đầu nhân sự.
Chi phí ẩn do sắp xếp sai vị trí công việc
Một quy trình nhân sự hiệu quả sẽ bao gồm tuyển dụng và đặt đúng người vào đúng vai trò. Nếu nhà quản lý đặt nhân viên vào phạm vi công việc không phù hợp với các kỹ năng của họ, nhiều hệ lụy xấu xí sẽ nảy sinh.
Bên cạnh những ảnh hưởng từ hiệu suất làm việc kém khiến công việc không hoàn thành, việc mất đi một nhân viên kéo theo những nguy cơ rò rỉ dữ liệu, đồng thời sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí một lượng chi phí đáng kể: Chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí thay thế nhân viên mới. Theo nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực, chi phí trung bình để thay thế một nhân viên cũ khi họ rời đi là 6-9 tháng tiền lương.
Điều quan trọng là nhà quản lý phải xác định điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân viên và đặt họ vào phạm vi công việc phù hợp. Việc đánh giá nhân viên lúc này là tối quan trọng.
Giải pháp giảm thiểu chi phí ẩn trong kinh doanh
Các chi phí ẩn được liệt kê không chỉ khiến giá thành sản phẩm tăng mạnh mà còn làm giảm năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ. Đồng thời, nó còn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống của bạn trong tương lai. Sau đây là một số giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí ẩn trong kinh doanh.
Cải thiện công nghệ
Hiệu quả của ngành kinh doanh bán lẻ đôi khi bị kìm hãm bởi các giải pháp công nghệ lạc hậu và cơ sở hạ tầng thường không đủ đáp ứng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Do đó, doanh nghiệp nên thường xuyên đổi mới công nghệ và cải tiến quy trình sản xuất theo hướng loại bỏ tối đa các thao tác dư thừa gây tốn sức người, nguyên vật liệu hoặc làm tăng năng suất lao động. Muốn vậy, doanh nghiệp nên thực hiện khấu hao nhanh các tài sản cố định phục vụ sản xuất để để tái đầu tư đổi mới công nghệ.
Loại bỏ các quy trình thủ công
Công nghệ hiện đại có thể giúp tự động hóa các quy trình thủ công tốn thời gian trước đây hoặc giúp chuyển hướng sang các kênh chi phí thấp hơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm khả năng xảy ra lỗi và xây dựng quy trình hoạt động có độ chính xác cao.
Ngoài ra, thiết lập cơ cấu tổ chức sản xuất tinh gọn, hiện đại còn góp phần tối thiểu hóa thời gian chờ việc của công nhân, giảm thiểu xung đột giữa các công đoạn sản xuất, cho ra nhiều thành phẩm có chất lượng tốt hơn.
Tối đa hóa hiệu quả hoạt động quản lý
Loại bỏ các quy trình không cần thiết và bất hợp lý giúp giảm lãng phí tài nguyên nhân lực. Khi đó, bạn có thể tập trung vào việc cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc hơn là hoàn thành các nhiệm vụ quản trị.
Khi các hoạt động quản lý đã diễn ra trơn tru và logic, bạn có thể suy nghĩ đến việc mở rộng quy mô doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ của mình.
Cập nhật kịp thời thông tin về các quy chế, pháp luật
Một trong những điều quan trọng nhất khi kinh doanh bán lẻ là liên tục cập nhật các quy định pháp luật liên quan đến tất cả các hoạt động của doanh nghiệp để kịp thời cụ thể hoá thành những quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Việc này giúp doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa những rủi ro và chi phí pháp lý cho doanh nghiệp. Bởi lẽ, nó có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh cũng như uy tín thương hiệu, khiến các khách hàng và đối tác có cái nhìn tiêu cực về doanh nghiệp.
Xây dựng chuỗi cung ứng hoàn chỉnh
Xây dựng quản trị chuỗi cung ứng đảm bảo thông suốt giữa các công đoạn từ khâu tiếp nhận đơn đặt hàng – xác định tiêu chuẩn nguyên liệu – lựa chọn nhà cung cấp – tiếp nhận lưu kho – xuất kho nguyên vật liệu. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, quản trị sản xuất để các công đoạn hoạt động được kiểm soát chặt chẽ.
Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End
🏠 Địa chỉ: Tầng 14, toà nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, TP. HCM
🏠 Chi nhánh Miền Nam: Tầng 2, Tòa nhà D-Vela, số 1177 Huỳnh Tấn Phát, Phường Phú Thuận, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh
🏠 Chi nhánh Miền Trung: 1747-1749, Đường Nguyễn Tất Thành, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng
🏠 Chi nhánh Miền Bắc: Phòng 604, Tầng 6, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
☎️ Hotline: 0938.603.496
📩 Email: info@openend.vn
Website: OpenEnd.vn
xem thêm bài : tư vấn lương