LEAN – Quản trị tinh gọn và nguyên lý khi áp dụng

Trong doanh nghiệp, lãng phí là những thứ chiến thời gian, nguồn lực nhưng lại không đem thêm giá trị về sản phẩm dịch vụ. Chính vì vậy cần phải có những giải pháp loại bỏ triệt để vấn đề này và giải pháp được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng đó chính là LEAN. Vậy LEAN – Quản trị tinh gọn là gì ? Cùng Open End tìm hiểu về Lean qua bài viết dưới đây.

LEAN – Quản trị tinh gọn là gì ?

Lean là một mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức. Lean là một triết lý làm việc hơn là một phương pháp – tập trung vào loại bỏ lãng phí (bất cứ thứ gì không mang lại giá trị), cải tiến hệ thống, học hỏi và tính toàn vẹn của quy trình. Lean giúp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình.

5 nguyên lý của LEAN

  • Giá trị: Giá trị (sản phẩm/dịch vụ) là do nhà sản xuất tạo ra – từ quan điểm của khách hàng. Trong Lean, nếu bạn xác định sai giá trị, tức là cung cấp sản phẩm/dịch vụ “sai” so yêu cầu của khách hàng, thì đó là Lãng phí. Kể cả việc bạn sản xuất/cung cấp sản phẩm/dịch vụ nhiều hơn so với mức yêu cầu của khách hàng cũng là lãng phí (thừa). 
  • Chuỗi giá trị: Chuỗi giá trị là một quá trình bao gồm những hành động cần thiết để đưa một sản phẩm/dịch vụ nào đó tới tay khách hàng. Mục đích của bước này là để xác định từng khâu, từng bước trong chuỗi giá trị xem hoạt động nào tạo ra giá trị và hoạt động nào là lãng phí cần loại bỏ. 

Quá trình này đi qua 3 nhiệm vụ quản trị thiết yếu của bất kỳ một doanh nghiệp nào: 

– Giải quyết vấn đề của khách hàng: Từ ý tưởng cho đến thiết kế và công nghệ để đưa vào sản xuất.
– Quản lý thông tin: Từ nhận đơn hàng cho đến lập kế hoạch giao hàng chi tiết.
– Chuyển hóa vật chất: Từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm/dịch vụ hoàn thiện tới tay khách hàng.

  • Dòng chảy: Sau khi loại bỏ các lãng phí ra khỏi Chuỗi giá trị, việc tiếp theo là đảm bảo các hoạt động còn lại trong chuỗi giá trị được lưu thông suôn sẻ mà không bị gián đoạn, trì hoãn hay tắc nghẽn. Điều này tạo ra một dòng chảy liên tục nhằm đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng nhanh nhất có thể.
  • Kéo: Ví dụ trong sản xuất, khách hàng đặt hàng và bạn chỉ sản xuất vừa đúng theo đơn đặt hàng đó thì gọi là sản xuất theo nguyên lý “kéo”. Kéo – tức là khách hàng kéo bạn thông qua đơn đặt hàng – và bạn làm theo đúng yêu cầu đó. Nguyên lý kéo đem lại cho bạn một khoản tiền thông qua việc giảm hàng tồn kho và đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn đầu tư, đây có phải là một thành tựu mang tính cách mạng? Thật ra, đó là do khả năng thiết kế, lập kế hoạch và sản xuất/cung cấp chính xác những gì mà khách hàng cần vào đúng lúc họ muốn.
  • Hoàn thiện: Khi doanh nghiệp bắt đầu định nghĩa chính xác Giá trị là gì, xác định toàn bộ Chuỗi giá trị, đảm bảo Dòng chảy không ngừng và để khách hàng Kéo giá trị thì có một điều kỳ lạ bắt đầu xảy ra. Những người có liên quan chợt nhận ra rằng không-có-điểm-dừng trong quá trình loại bỏ lãng phí, cắt giảm sức lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót khi cung cấp một sản phẩm/dịch vụ ngày càng tiệm cận với nhu cầu chính xác của khách hàng.

Ưu điểm của LEAN

  • Giảm chi phí tồn kho: Giảm thiểu chi phí tồn kho của các nguyên liệu thô đầu vào, bán thành phẩm và thành phẩm. Hơn nữa khi mua ít nguyên liệu thô, doanh nghiệp sẽ chi ít tiền hơn để thuê nhà kho, ít nhân công để quản lí. 
  • Tăng năng suất và tính linh hoạt:  Công nhân sẽ di chuyển từng bộ phận ngay khi hoàn thành thay vì chờ chuyển từng lô, giúp gia tăng năng suất và tính linh hoạt trong quy trình. Ngoài ra còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian sản xuất để nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng
  • Loại bỏ hao phí : Tìm cách loại bỏ hao phí dưới mọi hình thức, chẳng hạn như chuyển động thừa, hàng tồn kho và thời gian chờ. Lean giúp loại bỏ các nút thắt gây lãng phí thời gian trong dây chuyền sản xuất.
  • Cải thiện chất lượng: Loại bỏ hao phí bằng cách giảm thiểu số lượng sản phẩm lỗi. Dây chuyền di chuyển từng bộ phận cho phép công nhân xác định những bộ phận lỗi trước khi số lượng lớn sản phẩm được sản xuất. Lean đưa ra quy trình sản xuất theo mô hình work cell – hoàn thành tất cả các hoạt động sản xuất một sản phẩm trong một khu vực. 
  • Động viên tinh thần làm việc của nhân viên: Khi ứng dụng chiến lược Lean thành công, người lao động sẽ được trao quyền tham gia vào cải tiến chất lượng sản phẩm, điều đó thúc đẩy tinh thần cống hiến trong họ. 
  • Cải thiện sự tương tác với khách hàng: Luôn giao tiếp với khách hàng, đáp ứng các mối quan tâm và trải nghiệm của họ với sản phẩm là một trong những động lực hàng đầu trong việc cắt giảm các lãng phí. 

Nhược điểm của LEAN

  • Vấn đề cung ứng: Bởi vì chỉ có một số lượng nhỏ của hàng tồn kho được dự trữ, Lean phụ thuộc rất nhiều vào các nhà cung ứng nhằm tránh gây gián đoạn. Nếu một trong các nhà cung ứng gặp vấn đề như không chấp nhận giao hàng số lượng ít hoặc tuân theo quy trình quá khắt khe hay những sự cố ngoài ý muốn xảy ra thì buộc toàn bộ dây chuyền phải dừng lại. Những vấn đề này tạo nên gánh nặng về chi phí và tạo ra những căng thẳng mà cuối cùng ảnh hưởng đến quá trình sản xuất hay thậm chí là phải thường xuyên thay đổi nhà cung ứng hoặc khó khăn để tìm ra nhà cung ứng phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp.
  • Chi phí vận hành cao: Khi ứng dụng Lean có nghĩa là hoàn toàn tháo dỡ các thiết bị, hệ thống cũ ở nhà máy trước đó. Chi phí đào tạo nhân lực cao và kéo dài, chi phí thuê các nhà quản lý có kinh nghiệm cao hơn bình thường, vốn đầu tư mua máy móc thiết bị không nhỏ và các thiết lập của mô hình work cell được tính vào nợ dài hạn.
  • Thiếu sự đồng thuận của nhân viên: Lean thường đòi hỏi đại tu toàn bộ hệ thống sản xuất và có thể nhân viên từ chối vì họ thích cách làm cũ hơn. Hơn nữa, Lean đòi hỏi nhân viên phải liên tục kiểm soát chất lượng nhưng một số nhân viên sẽ thấy không hứng thú hoặc không đủ tiêu chuẩn để làm. Những nhân viên lớn tuổi có thể thích phương pháp trước đó và gây cản trở những người khác làm việc. 
  • Khách hàng không hài lòng: Bất cứ gián đoạn nào chuỗi cung ứng đều ảnh hưởng đến khách hàng. Giao hàng trễ hay trì hoãn cũng là vấn đề cần được chú trọng xử lý trong quy trình này

Có phải LEAN chỉ phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất ?

Một quan niệm phổ biến là Lean chỉ phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất. Quan niệm này đã lỗi thời. Do bản chất là tập trung vào việc loại bỏ các lãng phí cùng với nỗ lực để tạo thêm giá trị cho khách hàng, nên phạm vi các đối tượng tổ chức có thể áp dụng Lean đã vượt ra khỏi ranh giới các ngành công nghiệp sản xuất truyền thống để mở rộng ra các lĩnh vực cung cấp dịch vụ, ví dụ chăm sóc sức khỏe, bán lẻ, du lịch, ngân hàng, văn phòng, bệnh viện, ngay cả các tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ cũng áp dụng quản trị tinh gọn.

Lean đã trở thành một thuật ngữ quản trị toàn cầu, được các doanh nghiệp trên toàn thế giới ứng dụng. Bạn có thể đã biết hoặc từng nghe nói đến các công cụ trong lean, như: 5S, Kaizen, Just in time, quản trị trực quan…

Nếu những dự án trước đó xuất hiện một vài trong số những vấn đề dưới đây, doanh nghiệp đó chắc chắn cần đến Lean:

  • Hàng tồn kho tích lũy trong dự trữ bình ổn (buffer stocks)
  • Sản phẩm đang sản xuất (Work-in-process) bị tồn kho
  • Dòng chảy thông tin và chất lượng thông tin kém
  • Hiếm khi đạt được mục tiêu sản xuất
  • Nhiều chi phí phát sinh
  • Dịch vụ chăm sóc khách hàng kém
  • Dự đoán doanh thu sai lệch nhiều
  • Hồ sơ hàng tồn kho, thông số kỹ thuật sản phẩm, vận chuyển tài liệu có sai sót
  • Các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng có chất lượng sản phẩm thấp hoặc thanh toán chậm .
  • Tồn kho dư thừa một số nguyên vật liệu nhưng lại thiếu những nguyên liệu cần thiết khác
  • Chu kì sản xuất dài
  • Thủ tục hành chính quá phức tạp và phiền toái
  • Những khâu không cần thiết xuất hiện thường xuyên trong quy trình
  • Nhiều khách hàng chưa được giao hàng (backorders)
  • Di chuyển sản phẩm không cần thiết
  • Duy trì những khu vực khác để làm nơi chứa hàng tồn kho
  • Container còn nhiều không gian trống hoặc sản phẩm bị hư hại trong quá trình vận chuyển
  • Nhân việc làm việc riêng trong giờ làm việc hoặc làm những việc không mang lại giá trị cho doanh nghiệp

Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End

Địa chỉ: Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh

SĐT: 0938 838 493

Email: info@openend.vn

Website: OpenEnd.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *