Nếu nhân viên liên tục trễ deadline, đó là một tổn thất lớn với công ty xét theo nhiều khía cạnh. Rõ thấy nhất, trong các dự án cần làm cùng khách hàng, việc chậm trễ công việc dẫn đến mất khách hàng và lợi nhuận. Nó cũng làm lãng phí thời gian và tiền lương mà công ty phải chi trả.
Công ty buộc phải trả nhiều tiền lương hơn cho nhiều giờ xử lý công việc, trong khi đáng lẽ nhân viên phải thực hiện nó ngay trong giới hạn thời gian công việc đặt ra. Đối với bất kỳ công ty nào thì cũng không thể đây trở thành một “căn bệnh” mãn tính. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân đằng sau việc trễ deadline này.
Hiểu biết cụ thể về lý do chính khiến nhân viên trễ deadline là cơ sở tốt nhất giúp doanh nghiệp có biện pháp ngăn chặn hiệu quả nhất. Trong bài viết này, Open End sẽ liệt kê những lý do phổ biến nhất kèm theo giải pháp để giải quyết vấn đề này.
Nguyên nhân khiến nhân viên trễ deadline
Kỹ năng quản lý thời gian kém
Nếu nhân viên thường xuyên vắng mặt, không tập trung vào công việc, chậm deadline, không nắm rõ danh sách công việc cần làm,… thì đó chính là biểu hiện của kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian kém. Với những nhân viên như vậy, ngay cả khi sở hữu kỹ năng multitasking (đa tác vụ), hiệu suất công việc của họ vẫn có thể suy giảm như bình thường.
Ngay cả khi hiểu rõ tầm quan trọng của vấn đề này, nhà quản lý cũng không có đủ thời gian để thường xuyên theo dõi, kiểm tra cũng như tiến hành đào tạo nhân viên các bí quyết để làm chủ 24 tiếng mỗi ngày. Do đó, các công cụ hỗ trợ con người trong việc phân bố thời gian và nhắc nhở công việc trở nên đặc biệt cần thiết.
Ngoài ra, nhà quản lý cũng nên lưu ý rằng, việc nhân viên được tối ưu hóa quyền sở hữu và quản lý thời gian có thể góp phần tăng tính hiệu quả và năng suất công việc. Điều này đồng nghĩa với việc vấn đề quản lý nhân viên của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Chưa nhận thức được độ cấp thiết của deadline
Thuật ngữ “deadline” dường như ám chỉ nghĩa đen là ranh giới giữa sự sống và cái chết. Chỉ khi nói rõ điều này với nhân viên, họ mới cảm thấy đó là một yếu tố quan trọng cần nghiêm túc để ý tới trong quá trình làm việc.
Khi làm việc trong một dự án, nhân viên thường xem deadline giống như một cột mốc không cố định – dễ dàng dời lại về sau, và nếu họ không đáp ứng chúng cũng chẳng bị trừng phạt gì đáng kể.
Lúc này, vai trò của nhà quản lý là phải thể hiện ra đúng tính chất cấp bách của deadline và nghiêm túc cảnh báo tác hại nghiêm trọng nếu nhân viên không đáp ứng đúng thời hạn. Đồng thời, nếu có thể, hãy một lần nữa nhắc nhở họ mau chóng hoàn thành công việc khi deadline đã cận kề.
Một cách để tăng trách nhiệm cho nhân viên là công khai các deadline này: trong cuộc họp tập thể, cuộc họp 1-1 với từng nhân viên, trên bản kế hoạch triển khai và cả trên hệ thống phần mềm quản lý công việc của công ty.
Khi tất cả quản lý và đồng nghiệp đều đang hướng cái nhìn vào deadline, mỗi nhân viên đều sẽ tự nhận thức được chúng.
Không dự đoán được tiến độ cụ thể
Ngay cả khi deadline được chính nhân viên tự quyết định, tình trạng chậm trễ tiến độ vẫn có thể xảy ra. Đó là bởi nhân viên chưa thể tính toán chính xác tiềm năng của vấn đề cũng như lường trước các sự cố phát sinh.
Hãy giúp nhân viên trau dồi kỹ năng lập kế hoạch để deadline được dự tính chuẩn xác nhất.
Dựa vào kinh nghiệm đã trau dồi, dựa vào sự cố vấn của chuyên gia hay bất kỳ phần mềm quản lý tiến độ hữu ích nào đều được, miễn là mốc thời gian được chốt không sai lệch nhiều so với thực tế.
Trong trường hợp công việc ở mức đơn giản, nhân viên có thể bỏ qua thao tác lập kế hoạch, nhưng vẫn phải cần yêu cầu một cam kết thời hạn cụ thể. Đừng để tầm nhìn công việc của nhân viên bị giới hạn trong 24 tiếng đồng hồ – bởi tình trạng trễ deadline sẽ vì thế mà lặp đi lặp lại!
Không dự đoán được tương lai cũng dẫn tới tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Có thể deadline vẫn được đáp ứng một cách miễn cưỡng, nhưng chất lượng công việc chắc chắn sẽ kém hơn.
Kỹ năng tổ chức và sắp xếp kém
Hiện nay, có không ít các nhân viên đang gặp khó khăn trong việc ghi nhớ, sắp xếp và kiểm soát mọi mặt của công việc, đặc biệt là khi họ phải đối mặt với những dự án lớn hay chuỗi nhiệm vụ phức tạp. Lúc này, việc của nhà quản lý là tiến hành hướng dẫn nhân viên chia dự án lớn thành các phần nhỏ để dễ dàng kiểm soát hơn.
Phương pháp này sẽ giúp liệt kê rõ ràng đầu mục công việc cần làm, đồng thời tạo ra các deadline nhỏ để hạn chế tối đa việc nhân viên bỏ sót nhiệm vụ, phải “ngụp lặn” trong một khối công việc khổng lồ. Cũng từ đây, tiến độ của nhiệm vụ sẽ được cập nhật chi tiết, kịp thời.
Không có cơ chế khen thưởng, xử phạt xứng đáng
Bên cạnh sự nhắc nhở và truyền thông về tầm quan trọng của deadline, có thể nhân viên của bạn cần điều gì đó manh mẽ hơn thế: một cơ chế khen thưởng và xử phạt xứng đáng cho cá nhân tuân thủ deadline/ luôn luôn trễ hạn.
Đây là một trong các bước cơ bản để nâng cao đạo đức làm việc cho nhân viên, trong đó tỷ lệ hoàn thành công việc đúng deadline được sử dụng như một thước đo đánh giá.
Một nhân viên có thể miễn cưỡng chấp nhận việc bị chỉ trích cá nhân khi trễ deadline. Nhưng khi áp dụng chế tài xử lý nghiêm minh rồi, anh ta chắc hẳn sẽ không muốn bị “đánh vào tài chính” hay công khai phê bình trước tập thể. Không ngoại trừ việc anh ta sẽ có động lực thay đổi hoàn toàn, với mong muốn được khen thưởng.
Khi áp dụng biện pháp này, điều kiện cần duy nhất của doanh nghiệp là một công cụ giúp giám sát chặt chẽ và báo cáo real-time trạng thái công việc của từng nhân viên.
Ngay lúc này nhân viên A đang còn tồn đọng mấy nhiệm vụ? Nhân viên B đã hoàn thành công việc trễ hơn deadline dự kiến mấy lần? Tỷ lệ đáp ứng đúng deadline của nhân viên C là bao nhiêu %?… Các con số thống kê càng cụ thể thì càng giúp ích cho chính sách của doanh nghiệp.
Năng lực không phù hợp để đáp ứng yêu cầu công việc
Trong một vài trường hợp, việc nhân viên liên tục trễ deadline có thể đến từ nguyên nhân năng lực. Khi năng lực của họ không đủ điều kiện để đáp ứng hàng loạt yêu cầu khắt khe từ nhiệm vụ được giao, người nhân viên sẽ rơi vào trạng thái bối rối, loay hoay tìm cách xử lý. Nếu không được nhà quản lý hỗ trợ kịp thời, tình trạng chậm deadline gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc là điều không thể tránh khỏi.
Giải pháp khi nhân viên trễ deadline
Tìm hiểu nguyên nhân khiến nhân viên chậm deadline
Trước khi đưa ra biện pháp xử lý vấn đề trễ deadline, nhà quản lý hãy tiến hành tìm hiểu rõ ràng về nguyên nhân gây nên tình trạng này. Có rất nhiều nguyên nhân khiến nhân viên không hoàn thành đúng tiến độ công việc. Trong đó, phổ biến nhất chính là những lý do đã được đề cập ở phần trên.
Trao đổi với nhân viên về hệ quả của việc trễ deadline
Sau khi xác định được lý do khiến nhân viên liên tục không hoàn thành nhiệm vụ đúng deadline, nhà quản lý có thể sắp xếp một buổi gặp mặt trực tiếp để hai bên cùng trao đổi, chia sẻ những vấn đề còn vướng mắc. Theo đó:
- Nếu nguyên nhân đến từ phía nhân viên, hãy đưa ra giải pháp hỗ trợ để giúp đỡ họ vượt qua vấn đề nhằm thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả nhất. Đồng thời, nhà quản lý cũng cần phải đề cập đến những ảnh hưởng xấu của việc chậm deadline tới dự án, hoạt động của doanh nghiệp và kỳ vọng của bản thân với người nhân viên trong tương lai.
- Ngược lại, nếu vấn đề nằm ở chính sách thưởng phạt chưa thỏa đáng của công ty, khiến nhân viên không được công nhận sự nỗ lực, cố gắng, nhà quản lý cần xem xét lại và tiến hành điều chỉnh sao cho phù hợp.
Chia nhỏ các đầu mục công việc cho nhân viên
Với một vài trường hợp, do khối lượng công việc lớn và deadline quá sát, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành đúng thời hạn. Vì vậy, với vai trò là người quản lý hãy tiến hành chia nhỏ các đầu mục công việc theo từng giai đoạn để tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Trong quá trình này, nhà quản lý nên khéo léo giao việc cho nhân viên kèm deadline ngay từ đầu; tránh trường hợp khi gần đến deadline mới thông báo, khiến nhân viên cảm thấy áp lực và không thể hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu nhu cầu thực sự của nhân viên cũng như chuyên môn, sở trường của họ để có thể phân công nhiệm vụ phù hợp. Đây được coi là phương pháp đơn giản nhưng rất tinh tế để giúp nhà quản lý nhìn ra những điểm hạn chế của nhân viên, từ đó hỗ trợ họ khắc phục tình trạng này hiệu quả.
Thay đổi cách đưa ra thời hạn của deadline
Việc đưa ra deadline chưa rõ ràng cũng có thể là một trong những nguyên nhân khiến nhân viên không hoàn thành công việc đúng thời hạn. Trên cương vị là người quản lý, thì cần có sự thay đổi, điều chỉnh sao cho phù hợp.
Cụ thể, thay vì tự ấn định deadline như thông thường thì có thể dành cho nhân viên cơ hội này. Hơn ai hết, họ chính là những người hiểu và nắm rõ nhất khả năng, điều kiện hoàn thành deadline cũng như tiến độ công việc mà bản thân đang thực hiện.
Sau cùng, hãy căn cứ vào thời hạn do nhân viên đưa ra để cùng nhau trao đổi về tính cấp thiết và thống nhất đưa ra deadline phù hợp nhất cho cả hai bên.
Đặt thứ tự công việc ưu tiên cho nhân viên
Một giải pháp hiệu quả để nhà quản lý khắc phục tình trạng trễ deadline thường xuyên của nhân viên chính là đặt thứ tự ưu tiên công việc. Điều này có thể giúp nhân viên nhận thức rõ ràng tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ được giao, từ đó tiến hành sắp xếp công việc cần thực hiện sau và trước chính xác.
Việc đặt ra thời gian, thứ tự công việc cụ thể góp phần hỗ trợ các nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tránh xảy ra tình trạng vội vàng, gây ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ dự án.
Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End
🏠 Địa chỉ: Tầng 14, toà nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, TP. HCM
🏠 Chi nhánh Miền Nam: Tầng 2, Tòa nhà D-Vela, số 1177 Huỳnh Tấn Phát, Phường Phú Thuận, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh
🏠 Chi nhánh Miền Trung: 1747-1749, Đường Nguyễn Tất Thành, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng
🏠 Chi nhánh Miền Bắc: Phòng 604, Tầng 6, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
☎️ Hotline: 0938.603.496
📩 Email: info@openend.vn
Website: OpenEnd.vn
xem thêm bài : tư vấn kinh doanh