Từ khi ra đời đến nay, KPI luôn được xem là công cụ tuyệt vời để đo lường hiệu quả của doanh nghiệp, dự án. Để KPI đạt được hiệu quả như mong đợi thì doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống mục tiêu chính xác và phù hợp với nguồn lực của mình. Có rất nhiều doanh nghiệp xây dựng hệ thống KPI với kỳ vọng cải thiện hiệu suất làm việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh tuy nhiên thực tế lại không đạt được KPI hoặc đạt KPI nhưng tình hình kinh doanh vẫn không cải thiện.
Vậy nguyên nhân doanh nghiệp không đạt được KPI là gì ? Cùng Open End tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Phân biệt 2 loại KPI
Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product) và ngay cả mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (Sale KPIs, Email KPIs, Social KPIs). Có rất nhiều KPIs khác nhau, nhưng tóm gọn thì nó thường chia làm 2 loại KPI:
1. KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược. Các mục tiêu mang tính chiến lược thì thường là doanh thu, profit, market share,… ==> tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty. Ví dụ KPI chiến lược là phải đạt doanh số 10 tỷ tháng và mỗi năm 120 tỷ, không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc điều hành và kinh doanh bị cho thôi việc,…
2. KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật. Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược. Các KPI này là một chỉ số mang tính đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi và đồng thời bản thân các KPI này phải link trực tiếp tới việc nó sẽ tác động tới việc đạt mục tiêu chiến lược ra sao.
Cho nên các tầng cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ bị ép KPI chiến lược và họ sẽ phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược mà các phòng ban đang chịu. Các KPI chiến lược này sẽ được áp cho nhân viên cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.
Nguyên nhân doanh nghiệp không đạt KPI hoặc KPI đạt nhưng tình hình kinh doanh không cải thiện
Có rất nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng các KPIs chiến thuật đều được đạt được nhưng các KPIs chiến lược lại không. Nguyên nhân có thể do:
- KPI chiến thuật hiện tại được thiết lập không có đóng góp vào việc đạt được các KPI chiến lược. Ví dụ: đặt KPI là chỉ số bounce rate của website, trong khi đó chỉ số này vốn không nói lên được gì và cũng không gắn kết được nó với KPI chiến lược là tạo ra đơn hàng. Lý do thì nhiều: bounce rate là chỉ số hay bị sai bởi các công cụ đo lường, bounce rate là một vanity metric không nói lên được vấn đề gì hay đơn thuần việc người dùng mua hàng hay không không liên quan gì bounce rate.
- KPI chiến thuật nếu đặt không đúng đôi lúc không những không có đóng góp gì cho việc đạt được KPI chiến lược mà thậm chí còn gây khó khăn cản trở. Ví dụ: đặt KPI là số like page quá cao sẽ khiến các bạn social executive làm nhiều biện pháp để đạt được mục tiêu đó như clickbait, câu like với nội dung không phù hợp nhằm tăng số lượng like cho đủ chỉ tiêu. Nhưng những người like fanpage lại là những người không có hứng thú với các nội dung khác của page và do đó vô hình chung làm giảm lượng tương tác và ảnh hưởng tới hoạt động social chung về sau.
- KPI chiến thuật đặt ra mà đạt được hết (mà còn vượt xa hạn mức) thì cái đó chưa chắc đã là tốt, mà có thể là doanh nghiệp đặt mục tiêu quá dễ dàng và đánh giá mục tiêu không chính xác và do đó không đủ để giúp đạt được KPI chiến lược.
Còn nếu KPI chiến thuật đặt ra mà không đạt được và kém quá xa thì có thể doanh nghiệp đang đối đầu với các vấn đề:
- KPI chiến thuật được đặt ra quá tham vọng xa rời thực tế nên không thể đạt được. KPI ngoài mục đích để đo lường hiệu quả nó còn có thể hoạt động như một tác nhân có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến tâm lý nhân viên của doanh nghiệp. Chắc chắn doanh nghiệp sẽ không muốn họ cảm thấy quanh nắm suốt tháng không đạt được chỉ tiêu và làm việc kém hiệu quả?
- Đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp yếu, không đủ khả năng đạt được KPI chiến thuật Ban lãnh đạo đặt ra. Lúc này các cấp quản lý cần coi lại cấu trúc team, các công việc mà họ đang thực hiện cũng như quy trình tuyển người từ đầu vào.
Vậy quan trọng nhất chính là KPI chiến thuật được đặt ra cho người thực thi phải thực sự phù hợp và bám sát với KPI chiến lược. Các KPI này khi hoàn thành và đạt được phải tác động một cách tích cực và giúp doanh nghiệp, tổ chức đến gần hơn mục tiêu kinh doanh được đề ra.
Làm sao xây dựng hệ thống KPI phù hợp nhất ?
Khi đề ra KPI cho các hoạt động, cần phải đánh giá lại xem KPI mình đã có đủ các tính chất sau chưa:
- Rõ ràng: KPI phải được xác định và định nghĩa một cách rõ ràng, hướng tới một mảng nào đó cần cải thiện rõ rệt. KPI không rõ ràng là yếu tố lớn nhất trong việc tạo ra các KPI vô giá trị và không có đóng góp gì trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh.
- Đo lường được: cần phải có khả năng đo đếm và đánh giá được bằng số liệu, báo cáo. Một KPI không thể đo lường được hay không có chuẩn mực để đánh giá thì cũng như không có KPI.
- Giao phó được, làm được: KPI này có thể giao cho người chịu trách nhiệm và có thể làm được. Nếu bạn không thể tìm được nhân viên nào để giao việc chịu trách nhiệm KPI đó hay KPI đó không có khả năng thực hiện được thì liệu KPI đó có nên tồn tại không?
- Thực tế: KPI cần phải mang tính thực tế. Bạn không thể đặt KPI cho nhân viên dựa trên một giả thuyết hay niềm tin nào đó được.
- Trong một mốc thời gian nhất định: cần phải có mốc thời gian nhất định để xác định khi nào công việc hoàn thành để đánh giá mức độ hoàn thành. ĐỪNG BAO GIỜ giao KPI (hay bất cứ công việc mục tiêu gì) mà không xác định một mốc thời gian cần phải hoàn thành.
Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End
🏠 Địa chỉ: Tầng 14, toà nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, TP. HCM
🏠 Chi nhánh Miền Nam: Tầng 2, Tòa nhà D-Vela, số 1177 Huỳnh Tấn Phát, Phường Phú Thuận, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh
🏠 Chi nhánh Miền Trung: 1747-1749, Đường Nguyễn Tất Thành, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng
🏠 Chi nhánh Miền Bắc: Phòng 604, Tầng 6, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
☎️ Hotline: 0938.603.496
📩 Email: info@openend.vn
Website: OpenEnd.vn
xem thêm bài : phát triển cá nhân