Những mô hình tổ chức phù hợp với phòng kinh doanh

Khi bắt đầu xây dựng doanh nghiệp thì mô hình tổ chức thường sẽ ít được chú trọng. Mặc dù mô hình bán hàng cơ bản ban đầu đã mang lại nhiều thành tích đáng kể, nhưng khi doanh nghiệp đã có được chỗ đứng nhất định trên thị trường và muốn tiến xa hơn nữa thì cần phải quyết định đầu tư hơn vào đội ngũ bán hàng. Đây là thời điểm phù hợp nhất để xác định đâu là cách mô hình tổ chức phòng kinh doanh phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Cùng Open End tìm hiểu 3 mô hình tổ chức mà các doanh nghiệp có thể áp dụng để hoàn thiện và tăng tốc cho phòng kinh doanh của công ty qua bài viết dưới đây.

mo hinh to chuc phong kinh doanh scaled

The island – Mô hình hòn đảo

Mô hình hòn đảo của phòng kinh doanh sẽ dẫn đến một môi trường kinh doanh truyền thống mà mục tiêu của nhân viên là bán được càng nhiều sản phẩm, dịch vụ càng tốt. Trên thực tế có rất ít tổ chức sử dụng mô hình này.

Doanh nghiệp cung cấp cho đội ngũ kinh doanh những nền tảng cơ bản như một vài buổi training, bản demo các sản phẩm mà công ty đang bán, thông tin về chính sách hoa hồng, và có thể có hoặc không một văn phòng làm việc. Tất cả chỉ có vậy.

Trong mô hình hòn đảo, ngoại trừ một người quản lý có quyền hạn cao nhất, mỗi thành viên trong phòng kinh doanh về cơ bản đều làm việc độc lập và là “ông chủ” của riêng họ.

Nghĩa là, mỗi nhân viên kinh doanh về cơ bản phải chịu trách nhiệm cho tất cả các bước của quy trình bán hàng. Họ phải tự tìm kiếm leads, chuyển đổi thành SQLs và chốt đơn hàng.

Bởi vậy, những nhân viên kinh doanh trong mô hình này phải đối mặt với áp lực cạnh tranh cao hơn. Họ cạnh tranh khốc liệt không chỉ với các đối thủ kinh doanh khác trên thị trường mà còn ngay với cả những đồng nghiệp trong đội nhóm.

Mô hình phòng kinh doanh này thường áp dụng cho những công ty hoạt động trong lĩnh vực truyền thống như bất động sản hoặc dịch vụ tài chính.

Ví dụ, một nhân viên kinh doanh đại diện cho các công ty bất động sản nhưng gần như sở hữu một văn phòng của riêng mình. Nhân viên này tự bán hàng bằng cách đăng quảng cáo online, gọi điện cho danh sách khách hàng tiềm năng và giới thiệu các căn hộ mẫu.

  • Ưu điểm

– Cần rất ít sự giám sát 1-1 giữa người quản lý và nhân viên kinh doanh

– Dễ dàng áp dụng với các quy trình kinh doanh đơn giản chỉ gồm 1 hoặc 2 bước bán hàng

  • Nhược điểm

– Tạo ra môi trường cạnh tranh khốc liệt trong công ty

– Công ty ít có quyền kiểm soát thương hiệu đối với sản phẩm/ dịch vụ bởi mỗi nhân viên kinh doanh có những phong cách quảng cáo bán hàng riêng

– Rất khó để thu thập và tổng hợp các dữ liệu kinh doanh quan trọng từ các cá nhân đơn lẻ

  • Ứng dụng

Mô hình phòng kinh doanh dạng hòn đảo thường không phải là lựa chọn tối ưu với các startups bởi tính chất cạnh tranh quá mức. Nó phù hợp hơn với những công ty hoạt động trong thị trường có sẵn với mức độ cạnh tranh cao. Quy trình bán hàng của công ty càng ít phức tạp và mang tính giao dịch cao càng tốt.

The assembly line – Mô hình dây chuyền

Mô hình dây chuyền chính là yếu tố góp phần thúc đẩy cuộc Cách mạng công nghiệp và xây dựng lên dây chuyền lắp ráp di động Model T nổi tiếng của hãng oto Ford. Đây là mô hình đạt hiệu quả tối đa dựa trên chuyên môn hoá lực lượng lao động và sắp xếp tuần tự theo quy trình sản xuất.

Nhà lãnh đạo có thể áp dụng mô hình này cho phòng kinh doanh của công ty. Nguyên vật liệu thô về cơ bản là các khách hàng tiềm năng, sau đó dần được xử lý và tinh chế trong chu kỳ kinh doanh.

mo hinh day chuyen scaled

Mô hình dây chuyền sẽ tổ chức phòng kinh doanh thành 4 nhóm theo chức năng:

– Lead generation team: Có trách nhiệm thu thập tên, số điện thoại, email và thông tin cần thiết của những người quan tâm tới sản phẩm/ dịch vụ.

– Sales Development Representatives (SDRs): Có trách nhiệm tiếp cận và xác định các leads đủ điều kiện (qualified leads) bằng cách câu hỏi về nhu cầu của khách hàng, từ đó xác định quy trình ra quyết định.

– Account Executives (AEs): Có trách nhiệm chốt các đơn hàng. Họ sẽ gọi điện cho các SQLs, demo sản phẩm, xoá bỏ các mối lo ngại, thúc đẩy các thỏa thuận và cố gắng tối đa để chốt các đơn hàng.

– Customer Success team: Khi một đơn hàng được chốt, các khách hàng mới sẽ được chuyển qua cho nhóm này. Nhân viên sẽ tập trung chăm sóc những khách hàng sẵn có, khiến họ hài lòng nhằm gia tăng giá trị vòng đời khách hàng (lifetime value – LTV). Họ cũng cố gắng upsell hoặc cross-sell để tăng doanh số.

Mô hình dạng dây chuyền sẽ chuyên biệt hóa đội ngũ nhân sự trong phòng kinh doanh. Khách hàng sẽ được chuyển đổi lần lượt qua các giai đoạn trong phễu bán hàng – từ lead đến SQL rồi đến khách hàng chính thức.

Nhờ sự chuyên biệt hóa chức năng này, mỗi team trong phòng ban sẽ chịu trách nhiệm với những KPI kinh doanh riêng biệt.

Cũng nhờ có sự chuyên biệt hóa, bạn có thể nhận ra những vấn đề đang tồn tại và khắc phục dễ dàng hơn.

Ví dụ, mục tiêu chung được đặt ra cho cả phòng kinh doanh là 12 đơn hàng thành công trên mỗi 100 leads (tỷ lệ chốt deal 12%). Nếu kết quả đạt được chỉ là 5% thì việc đánh giá từng giai đoạn trong phễu để tìm ra vấn đề dễ dàng hơn so với các mô hình khác. Giả sử các nhân viên AEs đã đạt tỷ lệ chuyển đổi SQL thành khách hàng là 25%, nhưng các nhân viên SDRs lại chỉ đạt 20% khi chuyển đổi ra SQL từ nguồn lead ban đầu.

Lúc này, doanh nghiệp có thể xem xét kỹ lưỡng hơn và nhận ra những vấn đề đang gặp phải với nhóm SDRs. Liệu các thành viên trong nhóm chỉ đơn giản không chăm sóc thành công các lead ban đầu, hay còn do các nguyên nhân khác. Đội ngũ quản lý có thể tiến hành đào tạo thêm hoặc tuyển thêm nhân sự SDRs để đảm bảo mục tiêu kinh doanh.

Kể cả khi ban đầu phòng kinh doanh chỉ có 2 nhân viên, doanh nghiệp vẫn có thể xây dựng bộ máy chuyên môn hóa. Một người sẽ tập trung vào tìm kiếm các lead và ký kết các hợp đồng mới, và người còn lại sẽ duy trì các khách hàng sẵn có.

Sử dụng quy tắc 80/20 để xác định thời điểm cần thiết phải thiết lập bộ phận tiếp theo trong mô hình dây chuyền.Nếu nhân viên kinh doanh dành trên 20% thời gian cho một nghiệp vụ phụ nào đó, đồng nghĩa với việc cần phải tách riêng nó ra và tìm nhân sự chuyên môn để đảm nhận.

  • Điểm mạnh

– Giúp minh bạch hoá các chỉ tiêu KPI, chỉ số đo lường và dự đoán cho doanh nghiệp

– Dễ dàng xác định các vấn đề trong phễu bán hàng và khắc phục chúng

– Chuyên môn hóa trong công việc đồng nghĩa với hiệu quả hơn

  • Điểm yếu

– Nếu chỉ có 2 nhân viên thì không thể chia phòng kinh doanh thành 4 nhóm khác nhau, nghĩa là không có đủ nhân lực cho công việc.

– Có thể gặp trường hợp không phân loại rõ ràng khách hàng trong phễu gây ra tranh cãi (ví dụ, liệu lead này đã đủ tiêu chí chuyển đổi thành SQL thật chưa?) 

– Chuyên môn hóa khiến cá nhân chỉ tập trung vào các dữ liệu và số liệu riêng, ngày càng xa rời mục tiêu chung của công ty.

  • Ứng dụng

Hầu hết các startups sẽ thấy hình thức mô hình dây chuyền phù hợp nhất với họ.

Đây là mô hình phòng kinh doanh tốt để giảm sự phức tạp trong các chu kỳ bán hàng, tăng hiệu quả kinh doanh, và dễ dàng mở rộng quy mô đội ngũ nhân sự. Doanh nghiệp cũng không cần lo lắng về sự phức tạp dần lên của phễu bán hàng.

Giá trị khách hàng hàng năm (Annual Customer Value – ACV) càng tăng thì càng cần phải chuyên môn hóa nhân viên kinh doanh cho từng giai đoạn trong hành trình khách hàng (customer journey).

Điểm mạnh của việc tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền là tạo ra và lặp lại quy trình chuẩn xác đối với việc tìm kiếm và nuôi dưỡng nguồn khách hàng tiềm năng. Nếu bạn triển khai đúng cách, doanh số của công ty sẽ tăng nhanh chóng.

The pod – Mô hình nhóm

Mô hình nhóm hoạt động dựa trên vòng đời khách hàng dạng phễu tương tự như mô hình dây chuyền, nhưng khác ở chỗ phòng kinh doanh sẽ thành lập các nhóm đa chức năng. Mỗi nhóm sẽ đảm nhận toàn bộ phễu bán hàng với các thành viên đóng những vai trò khác nhau. Mô hình nhóm sẽ lấy khách hàng là trung tâm.

mo hinh nhom scaled

Ví dụ: Một phòng kinh doanh gồm 6 thành viên sẽ bao gồm 3 nhân viên SDRs, 2 nhân viên AEs, và 1 nhân viên chăm sóc khách hàng. Thay vì là 1 nhóm lớn, bạn tổ chức nhân sự thành các nhóm nhỏ đóng vai trò chuyên biệt, và mỗi nhóm chịu trách nhiệm cho toàn bộ hành trình mua hàng của những khách hàng cụ thể.

Trong mô hình này vẫn có những thành viên đóng vai trò là nhân viên SDRs, AEs và chăm sóc khách hàng. Nhưng thay vì cạnh tranh giữa nhóm SDRs và AEs, thì ở mô hình này sẽ là sự cạnh tranh giữa các nhóm nhỏ với nhau. Các nhóm làm việc theo teamwork để giành về các đơn hàng và giữ sự hài lòng của khách hàng sau đó.

Các nhóm này sẽ linh động hơn và có thể đưa ra các ý tưởng độc lập.

Với mô hình nhóm, cấu trúc phòng kinh doanh sẽ linh hoạt và hiệu quả hơn so với mô hình tổ chức truyền thống. Bởi sự thành công có thể được đo lường bằng các mục tiêu nhóm, mỗi thành viên sẽ có cái nhìn toàn diện và cụ thể hơn về toàn bộ công ty. Mối liên kết giữa các nhóm cũng hiệu quả và có ý nghĩa hơn so với liên kết giữa các cá nhân đơn lẻ.

Doanh nghiệp có thể chuyên biệt hoá các nhóm dựa trên đặc thù về lĩnh vực kinh doanh, khu vực địa lý hoặc phân chia theo chiều dọc.

  • Điểm mạnh

– Sự cộng tác chặt chẽ trong từng nhóm giúp nhân viên không chỉ quan tâm đến nhiệm vụ của riêng họ trong quy trình, mà còn nắm được mục tiêu theo lợi ích của toàn công ty

– Tạo ra sự cảm thông, thấu hiểu nhiều hơn trong nội bộ nhóm và giao tiếp tốt hơn trong phòng ban

– Chia nhóm nhỏ sẽ linh hoạt và nhanh nhẹn hơn

  • Điểm yếu

– Cá nhân có ít cơ hội để cạnh tranh, thúc đẩy lẫn nhau để phát triển vượt trội

– Có ít sự chuyên môn hóa với từng vai trò

  • Ứng dụng

Tổ chức phòng kinh doanh theo nhóm về cơ bản là sự tinh chỉnh của mô hình kinh doanh dây chuyền. Mô hình này đặc biệt phù hợp với những startups đã đạt được những thành công nhất định và đang muốn tối ưu hóa các nguồn lực để tiếp cận thị trường và ngành nghề mới.

Nếu doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực cạnh tranh, gồm nhiều công ty có mô hình kinh doanh theo dây chuyền đang hoạt động ổn định thì sẽ khó khăn nếu áp dụng mô hình nhóm. Bởi lẽ hiệu quả giao dịch của mô hình nhóm dựa theo tính linh hoạt chứ không ổn định.

Nhưng nếu doanh nghiệp đã thiết lập được môi trường kinh doanh và có một nguồn lực đáng kể, phòng kinh doanh dạng nhóm sẽ tạo ra một lực lượng bán hàng có tính linh hoạt cao và sẵn sàng cho các thách thức và cơ hội mới.

Những lưu ý khi xây dựng mô hình phòng kinh doanh

Có 2 mục tiêu doanh nghiệp cần đạt được khi xác định mô hình phòng kinh doanh:

  • Đạt được kết quả tối đa
  • Tạo ra văn hóa tốt nhất phù hợp với tổ chức

Hãy nhìn các đối thủ trong ngành về cách họ tổ chức phòng kinh doanh. Không bắt buộc phải bắt chước những gì họ đang làm, nhưng nếu tất cả mọi doanh nghiệp khác đều áp dụng một mô hình nhất định thì cũng rất đáng để doanh nghiệp học hỏi và tìm hiểu những lý do hay ho đằng sau đó.

Khi lên kế hoạch tổ chức mô hình phòng kinh doanh, điều quan trọng là tìm kiếm sự phù hợp và mang lại những kết quả thích hợp với doanh nghiệp.

Cần liên tục tự hỏi: “Đội ngũ kinh doanh của doanh nghiệp có những đặc trưng nào? Loại hình văn hóa doanh nghiệp đặc trưng nào mà doanh nghiệp và nhân viên đang hướng đến?” Câu trả lời sẽ giúp nhà lãnh đạo định hướng mô hình tổ chức phù hợp nhất. Quyết định mô hình và cách thức trong giai đoạn đầu tiên này sẽ để lại dấu ấn sâu sắc cho quy trình kinh doanh cũng như những dự án tăng trưởng quy mô doanh nghiệp sau này.


Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End

Địa chỉ: Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh 

Chi nhánh Miền Bắc: Phòng 604, Tầng 6, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

SĐT: 0938.603.496

Email: info@openend.vn

Website: OpenEnd.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *