Những giải pháp cải tiến quy trình làm việc được doanh nghiệp áp dụng hiệu quả

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tiến độ và hiệu quả công việc không đạt được theo yêu cầu là phân chia công việc không rõ ràng, giao nhiệm vụ không cần thiết và dành nhiều thời gian xửu lý các vấn đề không cần thiết. Để cải thiện quy trình làm việc các doanh nghiệp cần đến công cụ và giải pháp hợp lý. Cải tiến quy trình làm việc cần một quá trình dài hạn và bài bản, tuy nhiên hiệu quả mà nó mang đến lại vô cùng khả quan. Cùng Open End tìm hiểu những phương pháp cải tiến quy trình làm việc được các doanh nghiệp áp dụng hiệu quả qua bài viết dưới đây.

Đánh giá quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp

Trước khi tiến hành bất cứ cải tiến hay đổi mới quy trình làm việc nào, nhà quản lý cần tiến hành phân tích và đánh giá quy trình hiện tại mà doanh nghiệp đang áp dụng. Nhà quản lý có thể thu thập thông tin từ các phản hồi của nhân viên, phòng ban và các bộ phận khác nhau nhằm tìm ra nguyên nhân khiến quy trình làm việc không mang đến hiệu quả. Đánh giá các ưu điểm cũng như hạn chế mà quy trình làm việc hiện tại mang đến, từ đó phát huy các điểm tốt và cải tiến, điều chỉnh các lỗ hổng trong quản lý. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp, tăng năng suất và hiệu quả xử lý công việc. 

Cải tiến quy trình làm việc bằng cách sắp xếp công việc dựa trên tầm quan trọng

Sắp xếp công việc dựa trên tầm quan trọng là bước cải tiến quy trình làm việc đơn giản cho các doanh nghiệp. Sau khi nắm bắt được quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp, nhà quản lý cần sắp xếp lại các công việc, nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên sau đây: 

  • Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp 
  • Nhiệm vụ quan trọng 
  • Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng
  • Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng. 

Nhà quản lý ưu tiên xử lý các nhiệm vụ, dự án có quy mô lớn, mang đến lợi nhuận hay lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Đối với các dự án quan trọng cần ưu tiên nguồn nhân lực, thời gian và ngân sách để hoàn thành sớm nhất. Đối với các dự án nhỏ hơn có thể phân bổ nhân lực hợp lý. 

Đào tạo nhân viên thực hiện quy trình chuẩn hóa

Muốn xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ trên tất cả phòng ban. Để làm được điều này các doanh nghiệp cần thường xuyên đào tạo và huấn luyện nhân sự nâng cao năng lực và kỹ năng. Nhà quản lý cần theo dõi và đưa ra lịch trình đào tạo cụ thể cho từng bộ phận hoặc tổng thể nhân sự trong doanh nghiệp. Thông qua các khóa đào tạo, nhân viên có thể nắm bắt và thực hiện theo các quy trình làm việc cụ thể và khoa học, từ đó tăng năng suất nhân viên. Chỉ khi toàn bộ nhân viên nhận biết và thực hiện theo sự thay đổi thì việc cải tiến quy trình làm việc mới thực sự hiệu quả.

Tổ chức quy trình làm việc hiệu quả

Giải pháp tiếp theo là giữ cho quy trình công việc luôn trong trạng thái suôn sẻ và “trôi chảy” nhất. Nhà quản lý cần tổ chức và vận hành các dự án theo lịch trình đã được đề ra từ trước, nhân sự trong doanh nghiệp cần tuân thủ theo quy trình được đề ra từ trước. Ngoài ra ban lãnh đạo cũng cần giám sát quy trình làm việc của nhân viên trên từng nhiệm vụ và dự án. Quản lý thời gian làm việc thông qua việc tổ chức và lên lịch trình bài bản sẽ mang đến hiệu quả tối ưu cho các doanh nghiệp. 

Giao nhiệm vụ, thời gian thực hiện cụ thể, rõ ràng

Một trong những nguyên tắc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả chính là phân chia công việc và nhiệm vụ cụ thể phù hợp với năng lực và thời gian cho nhân viên. Theo các khảo sát có đến 58% thời gian làm việc bị lãng phí do nhân viên không biết nhiệm vụ và công việc của thể của mình là gì. Để tránh tình trạng này, nhà quản lý cần giao nhiệm vụ và công việc cụ thể cho từng nhân sự, từng bộ phận, phòng ban trong tổ chức. Nhà quản lý cần nắm bắt năng lực của từng nhân viên trong doanh nghiệp để có thể phân chia công việc một cách khoa học, phù hợp. 

Cắt giảm các hoạt động gián đoạn không cần thiết

Để cải tiến quy trình làm việc , các doanh nghiệp cần cắt giảm những hoạt động không cần thiết gây gián đoạn hoặc lãng phí thời gian. Cụ thể doanh nghiệp có thể cắt giảm các cuộc họp hành không cần thiết hàng ngày hay hàng tuần, cắt giảm các hoạt động giao tiếp không cần thiết. Ngoài ra nhà quản lý cần giao công việc cho đúng người, nhằm tránh lãng phí thời gian. Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian thông qua việc sử dụng các công cụ và phần mềm công nghệ.  

Tối ưu hóa giao tiếp

Tối ưu hóa thông tin liên lạc sẽ giúp cắt giảm thời gian cho các cuộc họp, trao đổi. Việc truyền tải thông tin thông qua các phần mềm và công nghệ mang lại tính chính xác cao, tốc độ lan truyền nhanh chóng và rộng rãi. Thông qua việc tối ưu hóa truyền tải thông tin, các cuộc họp hành lãng phí thời gian tại doanh nghiệp sẽ được cắt giảm đáng kể. Toàn bộ nhiệm vụ, quy trình làm việc cũng như tiến độ của dự án sẽ được quản lý và chia sẻ bằng nền tảng công nghệ. Các thành viên trong dự án có nắm bắt thông tin thông qua trang tính, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc qua các công cụ. Từ đó hạn chế lãng phí thời gian vào việc trao đổi trực tiếp hoặc báo cáo rườm rà. Đây được xem là giải pháp cải tiến quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp. 

Sử dụng nguồn ngân sách phù hợp

Nhiều nhà quản lý cho rằng nguồn ngân sách và quy trình làm việc không có sự liên quan với nhau, tuy nhiên trên thực tế chúng lại có sự liên kết chặt chẽ. Cải tiến quy trình làm việc kéo theo việc cải thiện hiệu quả sử dụng ngân sách. Thông thường các doanh nghiệp sẽ dành ưu tiên cho các nhiệm vụ và công việc chiếm nguồn ngân sách đầu tư lớn. Để cải tiến quy trình làm việc, doanh nghiệp cần phân bổ nguồn ngân sách một cách hợp lý, chú ý đến nguồn ngân sách tại chỗ. Từ quy trình làm việc thông minh, doanh nghiệp có thể theo dõi cả nguồn ngân sách đã chi với lợi nhuận thu lại từ từng dự án. 

Tự động hóa quy trình

Các giải pháp quản lý thời gian làm việc tự động hóa chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong thời đại công nghiệp 4.0. Doanh nghiệp có thể cân nhắc đến các phần mềm hoặc công cụ quản lý ERP, nhằm quản lý tổng thể toàn bộ quy trình làm việc của tổ chức. Hoặc có thể sử dụng đến các công cụ quản lý thời gian thông minh từ các nhà cung cấp giải pháp công nghệ uy tín.


Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End

Địa chỉ: Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh

Chi nhánh Miền Bắc: Số 108 Ngõ Trung Tả, Phường Văn Chương, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

SĐT: 0938.603.496

Email: info@openend.vn

Website: OpenEnd.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *