Nguyên tắc Pareto hay Quy tắc 80/20 là một nguyên tắc phục vụ cho quá trình quản trị tổng thể doanh nghiệp. Đối với từng mục tiêu nhất định, nhà quản trị có thể áp dụng Nguyên tắc Pareto để quản lý hiệu quả. Cùng Open End tìm hiểu về nguyên tắc pareto và cách áp dụng trong kinh doanh qua bài viết dưới đây.
Tổng quan về Nguyên tắc Pareto
Nguyên tắc Pareto hay còn có gọi là Thuyết 80/20. Nguyên tắc chỉ rõ ra rằng: 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân, mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra là bất bình đẳng. Vì vậy, ứng dụng nguyên tắc này vào quản trị doanh nghiệp ta sẽ rút ra được một nhận định:
- Nguyên tắc Pareto trong kinh doanh đề cập đến cách 80% lợi nhuận của một doanh nghiệp nhất định thường đến từ chỉ 20% khách hàng của nó.
- Các chủ doanh nghiệp sử dụng quy tắc 80/20 sẽ biết cách tốt nhất để tối đa hóa kết quả là tập trung mạnh vào các dự án tiếp thị 20% sản phẩm được ưa chuộng nhất của doanh nghiệp.
Trong marketing, nguyên tắc tương tự có thể được áp dụng để cho thấy rằng khoảng 20% các phương pháp tiếp thị mang lại 80% kết quả tổng thể của doanh nghiệp.
Ví dụ về nguyên tắc Pareto:
- 20 phần trăm nhân viên tạo ra 80 phần trăm kết quả của công ty.
- 20 phần trăm thời gian của một nhân viên nhất định tạo ra 80 phần trăm sản lượng của họ.
- 20% các khoản đầu tư của một công ty tạo ra 80% lợi nhuận đầu tư của nó.
Ưu và nhược điểm của Nguyên tắc Pareto
1. Ưu điểm
Khi sử dụng Nguyên tắc Pareto, các nhà quản trị có thể dễ dàng nhận được những lợi ích như:
- Năng suất cao hơn
- Sử dụng năng lượng hiệu quả
- Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt hơn
- Cải thiện kỹ năng ra quyết định
- Có thể tạo ra mức tác động tối đa với lượng công việc ít nhất
- Các vấn đề cần được ưu tiên được xác định rõ ràng hơn
- Có thể chia phần công việc thành các phân đoạn có thể quản lý được
- Có thể được thông báo về những gì cần sửa chữa
2. Nhược điểm khi sử dụng Nguyên tắc Pareto
- Vì không phải là một công thức hay một định luật toán học mà được xây dựng dựa trên việc quan sát cho nên Nguyên tắc này không thể đúng trong mọi trường hợp
- Các biến thể của Nguyên tắc Pareto có thể xảy ra chẳng hạn như 30% người sử dụng lao động chịu trách nhiệm về 60% doanh số, vì vậy quy tắc 80-20 không phải lúc nào cũng được áp dụng.
- Nguyên tắc 80/20 chỉ phản ánh dữ liệu từ quá khứ và có thể hữu ích cho việc lập kế hoạch, nhưng nó sẽ không đưa ra dự đoán cho tương lai.
- Nguyên tắc này tập trung vào những dữ liệu trong quá khứ đôi khi khiến nhà quản trị bị cuốn theo, không tìm tòi, khám phá những thứ mới.
Ví dụ: Trong kinh doanh, điều này có nghĩa là tập trung quá nhiều vào việc cải thiện doanh số bán hàng từ khách hàng hiện tại hơn là khám phá thị trường hoặc sản phẩm mới.
Cách áp dụng hiệu quả quy tắc pareto trong doanh nghiệp
Ngày nay, phương pháp Pareto vẫn là một công cụ phổ biến trong đa số các doanh nghiệp. Nó có tính ứng dụng và độ hiệu quả cao trong công việc.
Ngoài ra, Pareto còn ngắn gọn và dễ hiểu. Tuy nhiên, để áp dụng quy tắc này đúng cách và đem lại hiệu quả cao trong doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tuân thủ 5 bước sau đây:
1. Xác định các đối tượng quan trọng (nhóm 20%)
Bản chất của quy tắc Pareto hay quy tắc 80/20 chính là tập trung vào những vấn đề, mục tiêu quan trọng. Từ đó doanh nghiệp phát huy chúng để đạt được hiệu quả tuyệt đối.
Bởi lẽ 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân tạo ra chúng. Việc doanh nghiệp xác định các đối tượng nào cần hướng đến và tập trung cao độ là điều vô cùng thiết yếu.
Việc này sẽ tiết kiệm thời gian, rút gọn các bước rườm rà khác của quá trình. Thêm vào đó, chúng còn giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và hoạt động trọng tâm hơn để giải quyết các vấn đề cốt lõi. Nhờ vậy người quản lý tránh lãng phí nguồn lực ở những việc không cần thiết.
2. Liệt kê chi tiết nguyên nhân dẫn đến các vấn đề tương ứng
Sau khi xác định được những vấn đề hoặc mục tiêu quan trọng kể trên, doanh nghiệp cần tìm hiểu về nguyên nhân và những yếu tố tác động. Trong nhiều tình huống, mỗi vấn đề hay mục tiêu chỉ tương ứng với một nguyên nhân nhất định.
Thế nhưng, cũng có không ít các vấn đề bị chi phối bởi nhiều nguyên nhân phức tạp hơn. Do vậy, việc tìm hiểu và liệt kê chi tiết tất cả những yếu tổ ảnh hưởng là vô cùng quan trọng.
Cách này sẽ giúp doanh nghiệp biết được số lượng nguyên nhân cần phải giải quyết. Từ đó đạt được hiệu quả và nâng cao hiệu suất công việc.
3. Sắp xếp các nguyên nhân, vấn đề theo cấp độ cấp thiết
Doanh nghiệp cân bắt tay ngay vào việc xử lý các nguyên nhân, yếu tố được liệt kê ở trên càng sớm càng tốt. Mặc dù vậy, nếu không có sự sắp xếp, phân loại thì doanh nghiệp rất dễ rơi vào trạng thái rối bời giữa các nhiệm vụ. Cuối cùng, đội ngũ vẫn không đi đến các kết quả như mong muốn.
Thay vào đó, doanh nghiệp nên đi từ nhóm nhân tố có mức độ nghiêm trọng cao và cấp thiết nhất đến nhóm ít khẩn cấp hơn. Như vậy quy trình sẽ được diễn ra trơn tru và logic. Việc đạt được kết quả mong muốn cũng dễ dàng hơn.
4. Lên kế hoạch giải quyết các nguyên nhân theo nhóm
Bất kỳ một quy trình nào, kể cả việc thực hiện nguyên tắc 80/20 cũng cần được lên kế hoạch và thực hiện theo lộ trình đã vạch sẵn. Bản kế hoạch chi tiết và cụ thể thì hiệu quả công việc đạt được chuẩn xác.
Gần giống với bước đầu tiên, việc thiết lập kế hoạch sẽ giúp tối ưu rất nhiều yếu tố. Chúng bao gồm: nguồn lực, thời gian, chi phí…
Hơn hết, giúp doanh nghiệp có tiền đề để nhận ra mức độ khả thi của các phương án giải quyết. Khi đó, ban lãnh đạo sẽ có những thay đổi và định hướng phù hợp, tránh được các rủi ro trong quá trình hoạt động.
5. Theo dõi kết quả và sửa đổi mục tiêu thường xuyên
Bản chất quy tắc 80/20 chỉ ra rằng không có gì thực sự hoàn hảo. Các vấn đề luôn có một sự phân phối chênh lệch và không đồng đều giữa các yếu tố đầu vào và ra.
Do vậy, không ai có thể đảm bảo rằng quy tắc Pareto sẽ đem lại hiệu quả tuyệt đối cho doanh nghiệp. Trên thực tế, tỉ lệ 80/20 có thể thay đổi ở nhiều trường hợp chẳng hạn như: 90/10, 60/40, 70/30…
Điều này lý giải tại sao các doanh nghiệp cần theo dõi sát sao về kết quả đạt được và so sánh với kỳ vọng ban đầu đã đặt ra. Đồng thời, họ cũng cần điều chỉnh các mục tiêu chung để tương ứng nhất với kết quả mong muốn.
Một số điều cần biết khi áp dụng nguyên tắc Pareto
- Nguyên tắc Pareto không hẳn lúc nào cũng đúng. Bởi đây vốn dĩ là một nghiên cứu, một quan sát có cơ sở về sự phân phối không đồng đều (mất cân bằng). Nó không phải là một quy luật bất biến của tự nhiên. Sự mất cân bằng này có thể diễn ra ở mọi tỷ lệ, không nhất thiết phải là 80:20
- “Chỉ cần tập trung vào 20% và bỏ mặc những phần còn lại” là một quan niệm sai lầm. Thực tế, 20% nguyên nhân này chính là các vấn đề quan trọng cần xem xét. Tuy rằng nó có thể không hẳn là điểm ưu tiên tuyệt đối hay duy nhất.
- Nguyên tắc Pareto thường dựa trên những dữ liệu đã có trong quá khứ. Nó ít khi đưa ra các dự đoán cho các vấn đề trong tương lai. Mọi sự vật, hiện tượng luôn luôn đổi khác theo thời gian, vì vậy đây là một điểm hạn chế của quy tắc này.
Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End
🏠 Địa chỉ: Tầng 14, toà nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, TP. HCM
🏠 Chi nhánh Miền Nam: Tầng 2, Tòa nhà D-Vela, số 1177 Huỳnh Tấn Phát, Phường Phú Thuận, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh
🏠 Chi nhánh Miền Trung: 1747-1749, Đường Nguyễn Tất Thành, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng
🏠 Chi nhánh Miền Bắc: Phòng 604, Tầng 6, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
☎️ Hotline: 0938.603.496
📩 Email: info@openend.vn
Website: OpenEnd.vn
xem thêm bài : Tư vấn KPI