7S là mô hình được McKinsey đã phát triển để giúp chủ doanh nghiệp xem xét định hướng thiết kế, tổ chức các hoạt động trong công ty. Vậy mô hình 7s là gì? Có điều đặc biệt khiến nó được nhiều công ty ứng dụng? Cùng Open End tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Mô hình 7s là gì?
Ngày nay, có rất nhiều công ty từ nhỏ đến lớn tìm hiểu mô hình 7S để áp dụng cho hoạt động kinh doanh. 7S được viết tắt 7 chữ cái đầu trong các từ tiếng anh lần lượt như sau:
- Strategy (Chiến lược)
- Systems (Hệ thống)
- Structure (Cấu trúc)
- Shared Values (Chia sẻ giá trị)
- Staff (Nhân viên)
- Style (phong cách)
- Skill (Kỹ năng)
Mô hình 7S xuất hiện từ những năm 80 bởi 2 cựu chuyên gia của hãng tư vấn hàng đầu thế giới McKinsey là Robert H. Waterman Jr. và Tom Peters. Từ lúc ra mắt cho đến nay, mô hình này đã nhận được rất nhiều sự quan tâm của mọi người. Đặc biệt là các chủ doanh nghiệp vì những lợi ích to lớn nó mang lại cho tổ chức.
Nó giúp người quản lý hiểu rõ và nắm được các yếu tố bên trong doanh nghiệp. Mô hình 7S được hiểu là một sự mô phỏng tổng hợp mọi vấn đề trong thực tế của một bộ máy quản trị của công ty. 7 yếu tố trên có sự liên kết chặt chẽ với nhau và không thể thay đổi bất kỳ nhân tố nào.
Mô hình 7S gồm các nhân tố gì?
Nhân tố cứng
Với câu hỏi nhân tố cứng của mô hình 7S là gì chúng ta có thể nhìn vào 3 chữ “S” đầu tiên:
Structure (Cấu trúc)
Cấu trúc là cách thức mà một doanh nghiệp vận hành. Dễ hiểu hơn, Structure sẽ giúp người lãnh đạo quản lý dễ dàng các hoạt động trong công ty. Nó cũng theo dõi sự hợp tác giữa các bộ phận, phòng ban một cách hệ thống, khoa học.
Strategy (Chiến lược)
Trong thị trường kinh doanh ngày nay, việc định hướng một mục tiêu cụ thể và có tầm nhìn rõ ràng là một điều cực kỳ quan trọng. Trong mô hình 7S, Strategy sẽ giúp doanh nghiệp xác định được hướng đi để thành công, lường trước rủi ro. Cạnh đó, nó còn giúp nhìn nhận được toàn bộ nhân sự nội bộ. Doanh nghiệp sẽ nhanh chóng xác định điểm yếu trong kinh doanh và loại bỏ được các yếu tố gây ảnh hưởng không tốt đến quá trình hoạt động.
Systems (Hệ thống)
Nhân tố cứng cuối cùng trong 7S là nội dung phản ánh quy trình bộ máy doanh nghiệp hoạt động từng ngày. Nó bao gồm các công việc cơ bản đến phức tạp nhất. Đây là cách nhân viên thực hiện và hoàn thành các công việc được giao.
Nhân tố mềm
Có 4 chữ “S” được đề cập trong nhân tố mềm. Chúng được xem là những yếu tố không dễ nhìn thấy nhưng lại dễ dàng thay đổi bởi hành vi của mọi người.
Style (Phong cách)
Đây là cách mà nhà quản lý, điều hành, lãnh đạo điều hành doanh nghiệp của mình. Style sẽ thể hiện qua hành động, cử chỉ, lời nói của người đứng đầu. Mỗi công ty đều có một phong cách riêng để kiểm soát tất cả hoạt động và điều chỉnh đến khi phù hợp. Điều này sẽ khiến công ty dễ dàng hơn trong việc đạt mục tiêu.
Skill (Kỹ năng)
Mô hình 7S đã chỉ rõ, cần thể hiện kỹ năng làm việc của bản thân dù nhân viên ở bất kỳ chức vị nào. Việc này sẽ giúp cạnh tranh giữa các bộ máy doanh nghiệp với nhau có hiệu quả hơn, đồng thời cũng cho khách hàng cơ sở tin tưởng để lựa chọn.
Staff (Nhân viên)
Bất kỳ công ty nhỏ hay lớn đều rất cần sự góp sức từ các nhân viên tài năng. Nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên thành công của một doanh nghiệp. Do đó, nó chắc chắn là nhân tố không thể thiếu trong mô hình 7S.
Đây là nhân tố có mối liên kết và có thể gây tác động đến các nhân tố khác. Cụ thể, chia sẻ giá trị là việc một doanh nghiệp xác định phương châm kinh doanh, ý nghĩa tồn tại của doanh nghiệp. Những giá trị cốt lõi này sẽ được lan tỏa đến mọi thành viên.
5 bước cơ bản để ứng dụng hiệu quả mô hình 7S
Để sử dụng hiệu quả công cụ 7S trong quản trị doanh nghiệp, cần theo những bước cụ thể sau:
Thiết lập mối quan hệ giữa các nhân tố
Điều đầu tiên khi ứng dụng mô hình 7S doanh nghiệp cần xác định sự liên kết giữa các yếu tố. Lãnh đạo cần phải hiểu rõ mối quan hệ này để sắp xếp nhân sự và phân chia công việc hiệu quả. Cùng với đó, chủ doanh nghiệp sẽ đánh giá để tìm ra điểm yếu, điểm mạnh hay mâu thuẫn giữa các yếu tố để thay đổi phù hợp hơn.
Xác định mô hình bộ máy để thiết kế tổ chức
Sau bước một, chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu cách thức hoạt động thích hợp với công ty của mình. Bằng cách phân tích sự liên kết ở trên, mọi người sẽ cùng hướng về và nỗ lực thực hiện mục tiêu chung. Để làm được việc này, nhà quản lý cần làm rõ yếu tố ưu tiên, sau đó nghiên cứu để tìm ra cách thiết kế hoàn hảo nhất cho tổ chức của mình.
Ra quyết định thay đổi và thực hiện những điều còn hạn chế
Sang giai đoạn này, doanh nghiệp cần vạch ra kế hoạch chi tiết hơn. Việc điều phối phòng ban theo yêu cầu công việc và sắp xếp các nhân tố trong mô hình 7S cũng cần được đặt đúng vị trí.
Nếu thấy phong cách quản lý và cấu trúc không đi đúng với giá trị của công ty, nhà lãnh đạo cần thay đổi kịp thời. Nó có thể là việc chuyển đổi cơ cấu tổ chức bên trong, quy trình quản lý hay chỉnh sửa cách thức trao đổi để nâng cao hiệu quả công việc.
Ban hành, sửa đổi điều cần thiết
Khi tình hình kinh doanh công ty không tiến triển, công việc không hoàn thành, nhà lãnh đạo cần thực hiện các thay đổi để tác động tích cực vào kết quả. Hoàn toàn có thể tham khảo ý kiến của mọi người trong doanh nghiệp hoặc thuê tư vấn viên để hỗ trợ cho quá trình này.
Liên tục kiểm tra lại 7 nhân tố
Mỗi nhân tố trong mô hình 7S sẽ luôn tác động qua lại, ảnh hưởng trực tiếp tới nhau. Mỗi một nhân tố thay đổi sẽ phá vỡ sự cân bằng của 6 chữ “S” còn lại. Do đó, để vận hành trơn tru doanh nghiệp cần liên tục xem xét 7S.
Lợi ích khi dùng công cụ 7S đối với doanh nghiệp
- Mô hình 7s thường dùng để theo dõi hiệu suất công việc để thay đổi và cải thiện chúng.
- Các doanh nghiệp sẽ hiểu rõ các khoảng trống bên trong bộ máy sản xuất để sắp xếp lại sao cho hiệu quả.
- Hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự, công việc được nâng cấp hơn phù hợp hơn trong công ty.
- Hỗ trợ lập kế hoạch, mục tiêu trong công ty, một sự thay đổi nhỏ ở một nhân tố cũng sẽ kéo theo nhiều sự khác biệt.
- Tạo nên nền văn hóa mới để xây dựng các chiến lược tối ưu hơn.
- Tạo mối liên kết vững chắc trong công ty nhằm đạt mục tiêu chung.
- Thiết lập khung tham chiếu cho các vấn đề diễn ra để điều chỉnh tình trạng hiện tại sao cho phù hợp với kỳ vọng của tương lai.
Sử dụng mô hình 7S như thế nào hợp lý trong doanh nghiệp
Theo các tình huống thực tế, hiểu rõ mô hình 7S giúp nhà lãnh đạo tìm ra nhân tố nào đang gây ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình. Điều này cũng cho phép doanh nghiệp nhận biết thời điểm cần thay đổi để hoàn thành mục tiêu trong tương lai.
Vì thế, mô hình 7S còn được ứng dụng trong việc đánh giá vấn đề, xem xét khả năng thành công của một dự án, kế hoạch mới. Bên cạnh đó, 7S giúp kiểm tra hiệu suất của các bộ phận trong công ty, cải thiện tiến độ sản xuất. Nhờ vậy, các nhà quản lý cấp cao tìm được phương pháp nhanh nhất để hoàn thiện chiến lược.
Chủ doanh nghiệp có thể dùng tất cả 7 yếu tố trên để kiểm tra cơ chế hoạt động trong tổ chức. Từ đó, họ sắp xếp lại quy trình làm việc giữa các phòng ban sao cho hợp lý, khoa học.
Những lưu ý khi áp dụng mô hình 7s
Để mô hình 7s được sử dụng thành công và duy trì hiệu quả, các nhà quản lý cần lưu ý những vấn đề như sau:
- Linh hoạt vận dụng phong cách lãnh đạo để tăng nhiệt huyết và động viên nhân viên.
- Tập trung lắng nghe khách hàng và đào tạo đội ngũ quan tâm chu đáo nhất tới khách hàng.
- Chấp nhận những thiếu sót, công nhận những cố gắng và cải thiện những điều chưa tốt trong bộ máy sản xuất.
- Tạo môi trường học hỏi, chia sẻ cởi mới để nhân viên nâng cao tinh thần làm việc.
- Tạo động lực cho các quản lý trong doanh nghiệp để xử lý các vấn đề đột biến một cách triệt để.
- Sử dụng cách kiểm soát khéo léo trong quản lý nhân sự. Định hướng nhân viên nhận thức về quy định và tránh phạm sai lầm.
- Tìm hiểu thật kỹ các lý thuyết về mô hình 7s và không ngừng học hỏi để phát triển.
Bảng hỏi thường được dùng để xây dựng mô hình 7S
Khi một công ty mong muốn ứng dụng mô hình 7S, dưới đây là bảng câu hỏi tham khảo để tìm hiểu thêm về tình trạng của một tổ chức, công ty khi sử dụng mô hình 7S.
Chiến lược – Strategy
- Chiến lược của doanh nghiệp là gì?
- Có những cách thức nào để doanh nghiệp đạt đến mục tiêu?
- Có những cách thức nào để giảm thiệu sự cạnh tranh của các đối thủ?
- Khi nhu cầu khách hàng thay đổi, doanh nghiệp sẽ giải quyết như nào?
- Doanh nghiệp nên điều chỉnh chiến lược ra sao để phù hợp khi thị trường thay đổi?
Cấu trúc – Structure
- Các nhóm trong công ty được phân chia ra sao?
- Công ty có hệ thống cấp bậc chi tiết không?
- Có sự liên kết giữa các bộ phận trong công ty hay không?
- Các thành viên trong nhóm làm thế nào để cải thiện bản thân?
Hệ thống – Systems
- Hệ thống vận hành chính của doanh nghiệp là gì?
- Hệ thống quản lý công ty được đo lường và đánh giá ra sao?
Phong cách – Style
- Phương thức quản lý của những người lãnh đạo như thế nào?
- Phong cách quản lý đó có hiệu quả không?
Nhân sự – Staff
- Các đội nhóm có Leader dẫn dắt và chỉ đạo chi tiết không?
- Hệ thống nhân sự có cần bổ sung vị trí nào nào không?
- Có sự chênh lệch về năng lực giữa các nhân viên không?
Kỹ năng – Skill
- Nhân viên từng phòng ban/ thành viên nhóm có thể hoàn thành các công việc khác không?
- Đánh giá kỹ năng ở mỗi người trên thang điểm hoặc khung năng lực như thế nào?
- Mọi người có những kỹ năng xuất sắc riêng biệt không?
- Giá trị được chia sẻ của công ty là gì?
- Văn hóa nội bộ trong công ty được thể hiện như thế nào?
- Giá trị cơ bản nào mà công ty đang hướng đến trong tương lai?
Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End
🏠 Địa chỉ: Tầng 14, toà nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, TP. HCM
🏠 Chi nhánh Miền Nam: Tầng 2, Tòa nhà D-Vela, số 1177 Huỳnh Tấn Phát, Phường Phú Thuận, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh
🏠 Chi nhánh Miền Trung: 1747-1749, Đường Nguyễn Tất Thành, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng
🏠 Chi nhánh Miền Bắc: Phòng 604, Tầng 6, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
☎️ Hotline: 0938.603.496
📩 Email: info@openend.vn
Website: OpenEnd.vn
xem thêm bài : Tư vấn KPI