Làm thế nào để tối ưu chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp?

Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp với số lượng nhân sự lớn, chi phí tuyển dụng luôn là bài toán khiến nhiều quản lý đau đầu khi phát sinh nhu cầu tuyển dụng. Làm thế nào để doanh nghiệp tối ưu các nguồn chi phí tuyển dụng, đồng thời thu hút ứng viên và chọn lựa được nguồn nhân lực chất lượng cao? Cùng Open End tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Những loại chi phí tuyển dụng phổ biến nhất hiện nay

1. Lương cho nhân sự phụ trách tuyển dụng

Công tác tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ chính các HR đảm nhận. Họ sẽ nhận được lương cứng hàng tháng và phần lương này rõ ràng là sẽ được tính trong chi phí tuyển dụng. 

Nếu hiệu quả tuyển dụng không đạt kỳ vọng, doanh nghiệp sẽ cần chiêu mộ thêm nhân sự cho mảng này, ứng với chi phí tuyển dụng tăng lên. Ngược lại, nếu nhân sự phụ trách tuyển dụng làm việc với hiệu suất tốt, biết nắm bắt xu hướng và tận dụng công cụ hỗ trợ thích hợp thì chi phí này sẽ được tiết kiệm đi rất nhiều. 

Nhìn chung, lương cho nhân sự phụ trách tuyển dụng có thể coi là chi phí cố định trong quy trình tuyển dụng của mọi doanh nghiệp. Các nhà quản lý nên lưu tâm tới chi phí này trước tiên. 

2. Văn phòng phẩm cho phòng nhân sự

Đây là loại chi phí bắt buộc phải có nếu doanh nghiệp tuyển dụng trực tiếp. Theo như tên gọi, chi phí này sẽ được sử dụng để mua sắm các vật dụng, văn phòng phẩm cho phòng nhân sự như giấy bút, sổ ghi chép,…

Doanh nghiệp có thể ước lượng chi phí này thông qua chi phí văn phòng phẩm bình quân với công thức như sau: 

VPPbq = (VPPx/TG) x TGtd

Trong đó: 

  • VPPbq: Chi phí văn phòng phẩm bình quân; 
  • VPPx: Tổng chi phí văn phòng phẩm trong năm của phòng nhân sự; 
  • TG: Tổng thời gian hoạt động trong năm của phòng nhân sự; 
  • TGtd: Tổng thời gian thực hiện quy trình tuyển dụng.

3. Chi phí truyền thông và đăng tin tuyển dụng

Các doanh nghiệp tuyển dụng quy mô lớn hoặc muốn mở rộng mạng lưới ứng viên sẽ cần đầu tư chi phí để truyền thông hoạt động tuyển dụng của mình. 

Trên thực tế, có rất nhiều trang tin tuyển dụng miễn phí. Tuy nhiên, nếu không có tác động của hoạt động truyền thông, bài đăng tuyển dụng của doanh nghiệp cũng sẽ trở nên “một màu” với hàng loạt bài đăng tuyển dụng mỗi ngày. 

Việc bỏ ra chi phí truyền thông và đăng tin tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao cơ hội tiếp cận với ứng viên hơn, đồng thời tìm kiếm được những ứng viên chất lượng hơn. Một số kênh truyền thông tuyển dụng doanh nghiệp có thể tham khảo như: 

  • Các trang web tuyển dụng trực tuyến như Careerbuilder, TopCV, Vietnamworks, Timviecnhanh…; 
  • Các trang báo mạng hoặc báo giấy; 
  • Tờ rơi, băng rôn hoặc thông báo tuyển dụng tại các văn phòng, cơ quan; 
  • Chạy quảng cáo tuyển dụng trên mạng xã hội như Facebook, Linkedin,… 

4. Chi phí sàng lọc ứng viên

Với mỗi vòng trong quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ cần sàng lọc ứng viên. Nghiệp vụ này đòi hỏi một khoảng thời gian làm việc đáng kể đối với bộ phận nhân sự. Bên cạnh thời gian, các doanh nghiệp có lượng hồ sơ lớn cũng sẽ phát sinh các chi phí về in ấn, giấy tờ. 

Trong hoặc sau vòng hồ sơ, nhiều doanh nghiệp lựa chọn liên lạc trực tiếp với ứng viên để trao đổi trước khi có quyết định tiếp theo. Với hoạt động này, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra thêm chi phí điện thoại. 

5. Chi phí của kỳ đánh giá ứng viên

Với những doanh nghiệp ở quy mô vừa và nhỏ, hoạt động tuyển dụng thường chỉ trải qua 2-3 vòng và thường phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại hoặc phỏng vấn trực tiếp ứng viên. Tuy nhiên, với các tập đoàn hoặc doanh nghiệp lớn, quy trình tuyển dụng của họ có thể có thêm các vòng như teamwork, test kiến thức,… nhằm đánh giá ứng viên tập trung. 

Các buổi đánh giá này thông thường chỉ kéo dài từ 1 tới 2 ngày nhưng lại phát sinh thêm nhiều loại chi phí khác như chi phí địa điểm tổ chức; chi phí đề thi; chi phí nhân sự quản lý buổi đánh giá;… 

6. Chi phí tổ chức phỏng vấn ứng viên

Một buổi phỏng vấn trực tiếp ứng viên tưởng chừng đơn giản, có thể sắp xếp trong thời gian ngắn nhưng trên thực tế lại liên quan tới khá nhiều chi phí như: 

  • Chi phí mặt bằng phòng chờ, mạng, điện nước,…; 
  • Chi phí in ấn giấy tờ, bài test, tài liệu phục vụ phỏng vấn; 
  • Chi phí di chuyển trong trường hợp ứng viên ở xa (tùy doanh nghiệp). 

7. Xây dựng thương hiệu tuyển dụng

Xây dựng thương hiệu tuyển dụng là cách thức được nhiều doanh nghiệp hiện nay đầu tư bài bản để thu hút ứng viên. Tương tự như văn hóa doanh nghiệp hay lợi điểm bán hàng độc nhất, thương hiệu tuyển dụng tạo nên “chất” riêng cho doanh nghiệp với một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, đạt chuẩn. 

Với nhà tuyển dụng, việc xây dựng thương hiệu không chỉ dừng lại ở việc thu hút ứng viên chất lượng mà còn là một phương tiện truyền bá hình ảnh doanh nghiệp hữu hiệu trong mắt đối tác, khách hàng. Với ứng viên, một doanh nghiệp có thương hiệu tuyển dụng riêng sẽ kích thích sự tò mò và mong muốn cống hiến cho tổ chức đó. 

Tuy nhiên, không giống như 6 loại chi phí cụ thể kể trên, chi phí cho việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng có phần trừu tượng và phức tạp hơn. Bởi quá trình xây dựng thương hiệu này đòi hỏi một chặng đường dài, từ lên kế hoạch, đánh giá cho tới thử nghiệm, triển khai. Do đó, chi phí xây dựng thương hiệu tuyển dụng không phải là một khoản phí nhỏ. 

8. Chi phí vận hành và quản lý kênh tuyển dụng riêng

Các doanh nghiệp sở hữu thương hiệu tuyển dụng tốt thường tập trung xây dựng và quản lý Với những doanh nghiệp có thương hiệu tuyển dụng tốt, trực tiếp phòng nhân sự sẽ tạo lập và xây dựng cho mình một kênh tuyển dụng riêng. 

Các kênh này thường xuất hiện dưới dạng tab/ submenu “Tuyển dụng/ Cơ hội nghề nghiệp/…” xuất hiện trên trang chủ của doanh nghiệp và được kết nối với phòng nhân sự thông qua các bộ công cụ, phần mềm tuyển dụng. 

Cách thức này có thể giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí từ các nguồn cung bên ngoài, nhưng đồng thời lại phát sinh thêm một số khoản chi phí khác như: phí quản lý tên miền; phí bảo trì, nâng cấp website; phí kích hoạt, duy trì phần mềm tuyển dụng,…

9. Chi phí lương thử việc của ứng viên trúng tuyển

Trên thực tế, ứng viên thử việc vẫn chưa được coi là nhân viên chính thức. Vì vậy, các khoản lương trả cho họ vẫn sẽ được tính vào ngân sách tuyển dụng. 

Kết thúc thời gian thử việc, ứng viên đạt yêu cầu sẽ trở thành nhân sự chính thức và gắn bó dài lâu với doanh nghiệp. Khi đó, khoản lương họ nhận được sẽ được liệt kê trong chi phí lương thưởng cho nhân viên. 

Tuy nhiên, nếu ứng viên không đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp thì sau khi hết thời hạn thử việc, họ buộc phải rời khỏi doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp thường sẽ “mất trắng” phần chi phí tuyển dụng và đầu tư vào ứng viên đã bỏ ra. Thậm chí, doanh nghiệp có thể sẽ phải chi thêm một khoản ngân sách mới cho việc tuyển dụng cho tới khi tìm được nhân sự phù hợp nhất. 

10. Chi phí đào tạo nhân viên mới

Các nhân viên mới thường bị hạn chế về mặt kinh nghiệm, kỹ năng. Vì thế, nhiều doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra chi phí để tổ chức các buổi/khóa học nâng cao kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên. 

Khoản chi phí này sẽ bao gồm lương trả cho cán bộ đào tạo; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác đào tạo (mặt bằng, điện nước, văn phòng phẩm, tài liệu học…). Các cán bộ đào tạo kể trên có thể là các chuyên gia hoặc người ngoài doanh nghiệp nhưng cũng có thể chính là nhân sự nội bộ. Thông thường, thuê cán bộ ngoài sẽ tốn chi phí hơn so với tận dụng nhân sự nội bộ. 

Phương pháp tối ưu chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp

1. Những điều nên làm

a. Tính toán chi phí tuyển dụng theo công thức nhất quán

Bất kể doanh nghiệp đang tính toán chi phí gì, tính nhất quán và đồng bộ trong công thức chính là chìa khóa để tạo nên dữ liệu chính xác, đáng giá. 

Trước khi triển khai quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp nên hoạch định chi phí và xác định cho mình một công thức tính toán nhất định. Từ các đợt tuyển dụng sau, doanh nghiệp chỉ cần áp dụng nguyên công thức đó và thay đổi số liệu. Điều này giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng đánh giá và đối chiếu với các đợt tuyển dụng trước hoặc sau đó. 

Trong trường hợp có chi phí mới phát sinh, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại công thức nhưng nên tìm cách liên hệ với công thức cũ và không biến đổi quá nhiều để thuận tiện cho việc so sánh sau này. 

b. Tính toán chi phí thường xuyên

Việc tính toán thường xuyên giúp bộ phận HR có được bức tranh tổng thể về hoạt động tuyển dụng của mình. Đồng thời, đánh giá thường xuyên cũng giúp các doanh nghiệp nắm bắt được hiệu quả hoặc cải tiến trong quy trình tuyển dụng. Ví dụ như nhận định thành quả của việc sử dụng các phần mềm tuyển dụng hoặc tổ chức, tham gia các sự kiện tuyển dụng,… 

c. Phân tích chi phí theo vị trí và phòng ban tuyển dụng

Bên cạnh tính toán chi phí bình quân, doanh nghiệp cũng nên tính toán chi phí cụ thể cho các phòng ban hoặc vị trí tuyển dụng khác nhau. Ví dụ chi phí để tuyển dụng nhân viên marketing có thể cao hơn so với tuyển dụng nhân viên sales. Việc này giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí tuyển dụng hợp lý và tiết kiệm hơn trong những đợt tuyển dụng tiếp theo. 

d. Tính toán chi phí theo từng nguồn tuyển dụng 

Trong mỗi đợt tuyển dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng rất nhiều nguồn. Việc tính toán chi phí từng nguồn giúp doanh nghiệp tìm ra nguồn tuyển dụng có chi phí cao hoặc thấp nhất, đối chiếu với hiệu quả của từng kênh, từ đó có thể loại bỏ hoặc chú trọng thêm vào các kênh tuyển dụng này trong lần tuyển dụng tới. 

2. Những điều nên tránh

a. Quá lo lắng hoặc quan ngại khi thấy chi phí tuyển dụng biến động bất ngờ

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự tăng hoặc giảm bất ngờ của phí tuyển dụng như: 

  • Doanh nghiệp đầu tư ứng dụng phần mềm tuyển dụng mới.
  • Bộ phận nhân sự thay đổi phương thức tiếp cận truyền thông hoặc phương pháp quảng cáo tuyển dụng.
  • Trưởng ban nhân sự tăng lượng cán bộ tuyển dụng để xử lý khối lượng tuyển dụng cao hơn… 

Một số ngành như kỹ thuật hoặc vị trí như quản lý sẽ cần nhiều thời gian hơn để tuyển người phù hợp. Vì vậy, chi phí tuyển dụng cho thời gian dài và nhân lực chất lượng cao sẽ tăng lên. 

Nên nhớ rằng, ngân sách tuyển dụng bị chi phối bởi số lượng và vị trí tuyển dụng. Vì thế, khi chi phí tăng lên nhưng tìm được nhân sự phù hợp, hoặc chi phí giảm xuống nhưng vẫn tuyển đủ nhân sự sẽ là những tín hiệu đáng mừng cho doanh nghiệp. 

b. Xét chi phí tuyển dụng là một số liệu riêng biệt

Để đánh giá một cách khách quan, toàn diện, nhà quản lý nên đặt chi phí tuyển dụng vào bối cảnh thời gian và chất lượng tuyển dụng để xem xét. 

c. Coi chi phí là động lực duy nhất trong chiến dịch tuyển dụng

Việc tập trung quá nhiều vào tổng chi phí sau cùng khiến doanh nghiệp có thể quên đi mục tiêu ban đầu của nguồn chi phí đó, dẫn tới lãng phí. Do đó, doanh nghiệp nên chi tiêu một cách khôn ngoan và có kế hoạch. Doanh nghiệp có thể đầu tư nhiều chi phí vào một hạng mục nào đó nhưng cần phải biết được mục đích chi tiêu của mình. 


Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End

Địa chỉ: Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh

Chi nhánh Miền Bắc: Số 108 Ngõ Trung Tả, Phường Văn Chương, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

SĐT: 0938.603.496

Email: info@openend.vn

Website: OpenEnd.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.