Giải pháp cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả bộ phận kinh doanh

Thay đổi cách hoạt động của bộ phận kinh doanh có thể rất khó. Nhân viên kinh doanh không chỉ sợ việc thay đổi ảnh hưởng đến doanh thu và quan hệ khách hàng, mà còn thấy khó hiểu khi doanh nghiệp thay đổi những thứ “có vẻ như” vẫn đang hoạt động tốt. Nhất là khi lượng khách hàng đang giảm dần, lương đang giảm dần, nguy cơ mất việc có thể xảy ra thì những rủi ro từ việc thay đổi càng khiến nhân viên dè chừng hơn.

Trong thời kỳ suy thoái, chi phí đầu vào tăng và biên lợi nhuận mỏng buộc doanh nghiệp phải cắt giảm một số khoản để duy trì. Một tâm lý chung giữa các doanh nghiệp là không thể nào vẹn cả đôi đường, vừa cắt giảm nhanh vừa chuẩn xác được. Chính điều này lại dễ dàng đẩy họ vào một trong hai thái cực:

  • Chỉ cắt giảm ở các bộ phận back office (thực hiện cách hoạt động hỗ trợ như kế toán, thủ tục hành chính,…).
  • Hoặc cắt giảm ở toàn bộ các bộ phận, bao gồm cả bộ phận kinh doanh. 

Doanh nghiệp thường nghĩ cắt giảm ở bộ phận back office sẽ ít ảnh hưởng đến doanh thu hơn cắt giảm ở bộ phận kinh doanh – cách cắt giảm nhanh. Điều này có thể đúng trong quá khứ, khi các mô hình kinh doanh còn đơn giản. Tuy nhiên khi các mô hình kinh doanh ngày càng phát triển phức tạp lên, vai trò của bộ phận hỗ trợ ngày càng thiết yếu. Mặt khác, việc tránh cắt giảm bộ phận kinh doanh cũng chưa chắc giúp doanh nghiệp bảo toàn doanh thu, đặc biệt trong thời kỳ kinh tế khó khăn như hiện tại

Doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả bộ phận kinh doanh mà McKinsey gợi ý sau đây. Đây là những cách cắt giảm bền vững có thể giúp doanh nghiệp giảm từ 10 đến 30% chi phí và không gây ảnh hưởng đến khả năng phát triển trong tương lai.

Những sai lầm phổ biến khi doanh nghiệp cắt giảm chi phí

Trong một ví dụ mà McKinsey đưa ra, một công ty viễn thông vừa muốn giảm chi phí kinh doanh vừa muốn bảo toàn doanh thu, vậy nên đã quyết định cắt giảm ở các bộ phận back office và không cắt ở phòng ban kinh doanh. 

Tuy nhiên, chi phí không những tăng mà doanh thu cũng sụt giảm. Các nhân viên kinh doanh bắt đầu bị quá tải bởi phải đảm đương các công việc khác ngoài chuyên môn (tạo báo cáo, theo dõi đơn hàng, làm tài liệu bán hàng), họ có ít thời gian để chăm sóc khách hàng hơn và đó là lý do doanh thu sụt giảm.

Khi cấp quản lý nhận thấy vấn đề, họ bắt đầu khôi phục lại các công việc back office bằng cách để các nhân viên kinh doanh mới ít kinh nghiệm làm các công việc hỗ trợ. Bởi chi phí trả cho các nhân viên kinh mới cao hơn chi phí trả cho các nhân viên back office, nên doanh nghiệp rơi vào trạng thái tồi tệ nhất là vừa tốn nhiều chi phí hơn vừa hoạt động kém hiệu quả hơn. 

Hơn nữa, việc để các nhân viên kinh doanh làm thêm công việc khác đồng nghĩa việc lượng thời gian dành ra để chăm sóc khách hàng giảm đồng thời nhân viên ở mỗi vị trí không được làm công việc mà họ có khả năng làm tốt. Một vài năm sau, doanh nghiệp này mới thay đổi cách nghĩ về vai trò của các hoạt động hỗ trợ, nhận ra việc cố chấp bảo toàn bộ phận kinh doanh là sai lầm. 

Thực tế, không chỉ doanh nghiệp viễn thông này nghĩ vậy.

Một sai lầm phổ biến khác các doanh nghiệp cũng thường mắc phải là cắt giảm chi phí kinh doanh trên toàn bộ các bộ phận – cách cắt giảm được cho là an toàn. Doanh nghiệp có thể đã nghĩ đơn giản là khi nguồn lực ở bộ phận kinh doanh và các bộ phận back office giảm một lượng như nhau, thì chỉ gặp vấn đề là khối lượng công việc cho những người ở lại sẽ tăng lên, nhưng không gây ảnh hưởng đến doanh thu. 

Nhưng đó không phải hệ quả duy nhất. Việc cắt giảm không xem xét về tiềm năng doanh thu, tầm quan trọng của nhóm khách hàng, coi các nhóm khách hàng là như nhau và cắt đều thì có thể cắt vào cả những nhóm đem lại lợi nhuận cao. Mặt khác, khi cắt giảm quá nhiều, bộ phận kinh doanh sẽ không có đủ nguồn lực cần thiết để có thể nắm bắt những cơ hội khi nền kinh tế phục hồi.

Những sai lầm phổ biến khi doanh nghiệp cắt giảm chi phí

  • Cắt giảm ở các bộ phận back office và bảo toàn bộ phận kinh doanh. 
  • Để nhân viên kinh doanh đảm đương các công việc hỗ trợ của nhân viên back office.
  • Cắt giảm nguồn lực tại tất cả các bộ phận mà không xem xét về tiềm năng doanh thu, tầm quan trọng của nhóm khách hàng

Giải pháp giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả bộ phận kinh doanh

Có một nguyên tắc đơn giản, tối thượng khi cắt giảm bộ phận kinh doanh đó là: không gây tổn thất.

Một thay đổi nhỏ có thể gây ra các ảnh hưởng tiêu cực, lớn, không lường trước được. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ giữa cắt giảm chi phí và duy trì những nguồn lực cần thiết để bảo vệ doanh thu và những cơ hội phát triển. Mấu chốt của việc cắt giảm vừa an toàn vừa dễ thực hiện đó là cắt giảm có hệ thống nhận định các kênh kinh doanh hiệu quả, thúc đẩy các hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Phân bổ nguồn lực bán hàng phù hợp theo từng tệp khách hàng

Phần lớn doanh nghiệp phân bổ nguồn lực bán hàng theo quy mô khách hàng, khách quy mô càng lớn thì doanh nghiệp càng dồn nhiều nguồn lực. Tuy nhiên đây không phải cách làm tối ưu nhất.

Một cách khác là doanh nghiệp dựa trên lợi nhuận thực tế, tiềm năng của mỗi khách hàng để chia ra các trường hợp phức tạp, giao dịch cạnh tranh với các trường hợp đơn giản. Lý do cách này tối ưu hơn vì: ở phần lớn lĩnh vực ngành nghề, điều có tác động lớn nhất đến chi phí kinh doanh là phân bổ nguồn lực bán hàng theo tiềm năng lợi nhuận của mỗi tệp khách hàng.

Để nắm được nhu cầu và giá trị của mỗi khách hàng, doanh nghiệp cần phân tích về quy mô, về chi phí phục vụ, lãi ròng của mỗi khách – không chỉ là lãi gộp. Khách hàng lớn có thể không phải là khách hàng tốt nhất, dù giá trị đơn lớn nhưng sau khi trừ các chi phí phục vụ thì chỉ còn lại một phần lợi nhuận nhỏ cho doanh nghiệp. Mặt khác, các khách nhỏ nhưng chi phí phục vụ ít hơn nên đem lại lợi nhuận cao hơn. Ngoài ra, mỗi khách hàng sẽ có những quỹ đạo khác nhau: bạn sẽ thích những khách đang tăng trưởng hơn là khách đang co cụm, và trong thời điểm kinh tế suy thoái thì không thể mặc định rằng mọi khách hàng đều đang co cụm tiết kiệm. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các khách hàng ổn định, tiềm năng lợi nhuận cao bằng cách nhắm vào các thị trường vi mô để xác định các kênh bán hàng và cách phân bổ nguồn lực phù hợp.

Ngưng lãng phí thời gian của nhân viên kinh doanh

Doanh nghiệp luôn muốn nhân viên kinh doanh của mình dành nhiều thời gian nhất có thể cho việc bán hàng (nhưng phải đảm bảo bán đúng sản phẩm cho đúng khách hàng). Điều này càng quan trọng trong thời điểm kinh tế khó khăn; khi khách hàng mất nhiều thời gian cân nhắc hơn để ra quyết định và bộ phận kinh doanh cũng cần tích cực hơn để thúc đẩy khách hàng tái ký và tìm kiếm khách hàng mới.

Tuy nhiên, việc giải phóng thời gian cho bộ phận kinh doanh nói dễ hơn làm. Giải pháp chung cho vấn đề này tìm và loại bỏ tất cả những yếu tố khiến bộ phận kinh doanh kém hiệu quả. Phần lớn nhân viên kinh doanh dành nhiều thời gian cho những hoạt động không tạo ra doanh thu, từ dịch vụ khách hàng đến các công việc hành chính như công tác, làm báo cáo chi phí,… Nhiều công ty cố gắng giải phóng nhân viên kinh doanh khỏi các công việc hỗ trợ này bằng cách tuyển thêm nhân viên back office – chỉ để nhận lại kết quả là chi phí tăng và năng suất đội bán hàng vẫn không đổi.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng, doanh số bán hàng không phải điều quan trọng duy nhất, đúng hơn, toàn bộ điều này nhằm giúp nhân viên kinh doanh của bạn tập trung vào những hoạt động tạo ra kết quả.

Đảm bảo các hoạt động trước bán truyền tải đồng nhất những gì tốt nhất của doanh nghiệp

Đa số doanh nghiệp đều có một vài tài liệu báo giá, nhưng chỉ số ít làm một cách có chiến lược. Thường một nhóm nhân viên hỗ trợ, hay chính nhân viên kinh doanh, phải tự mình chuẩn bị các tài liệu báo giá hoặc tạo báo giá dựa trên các đề xuất từ phía khách. Điều này khó có thể tối ưu doanh thu mang lại vì cá nhân mỗi nhân viên kinh doanh hay mỗi bộ phận cũng chỉ nhìn thấy một phần nhỏ các hoạt động của doanh nghiệp và họ có thể không truyền tải được những gì tốt nhất của doanh nghiệp. 

Hướng tiếp cận này mang về cho doanh nghiệp hai lợi ích:

  • Thứ nhất là tăng tỉ lệ chốt bằng cách truyền tải những gì tốt nhất của doanh nghiệp, áp dụng nhanh chóng các kinh nghiệm (đúc rút từ kinh nghiệm làm việc với khách hàng và đối thủ cạnh tranh) trong xuyên suốt quá trình bán hàng.
  • Thứ hai là giảm chi phí bằng cách đảm bảo các tài liệu bán hàng được chuẩn bị một cách tập trung bởi một bộ phận chuyên môn để đảm bảo chất lượng tốt nhất, thay vì để nhân viên ở các bộ phận khác nhau mất thời gian làm đi làm lại các báo giá.

Cả hai lợi ích mang lại quan trọng với các doanh nghiệp đang cố gắng tối ưu ngân sách, bằng cách tập trung nguồn lực bán hàng và những cơ hội tốt nhất, và thông tin chất lượng là yếu tố tạo nên kết quả khác biệt.

Tối ưu quy trình sau bán bằng cách loại bỏ các rào cản 

Doanh nghiệp không nên ngủ quên trên chiến thắng khi xem nhẹ những công việc sau bán như cung cấp và báo cáo các đơn đặt hàng. Các hoạt động hỗ trợ sau bán kém hiệu quả không chỉ làm giảm chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng mà còn tăng chi phí, và đội bán hàng cũng mất thêm thời gian để sửa chữa các sai lầm. 

CÂU CHUYỆN TỪ DOANH NGHIỆP

Tham khảo kinh nghiệm của một công ty viễn thông lớn ở Châu Âu, công ty đã khảo sát và nhận thấy hơn 40% các hoạt động trong quy trình không tạo ra giá trị, khắc phục vấn đề này và từ đó giảm thời gian xử lý của quy trình, tăng tốc độ cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách.

Để xử lý con số 40%, doanh nghiệp đã làm 2 việc.

Đầu tiên, doanh nghiệp chia phòng back office thành hai nhóm, nhóm chuyên trách các đơn hàng phức tạp và giá trị lớn và nhóm chuyên các đơn hàng đơn giản, giá trị thấp. Việc phân chia giúp các hoạt động bán hàng thông thường được xử lý theo một quy trình gọn gàng, đơn giản hơn, ít trường phát sinh và yêu cầu đặc biệt hơn. Những đơn hàng phức tạp, giá trị lớn sẽ được xử lý cẩn trọng hơn ở một quy trình khác để giảm tỉ lệ lỗi.

Thứ hai, doanh nghiệp giảm thiểu việc bàn giao bằng cách đào tạo chéo nhân viên và giảm số lượng phòng ban đơn chức. Thời gian chờ đợi bàn giao giữa các bước giảm và chất lượng công việc tăng, cũng như tăng cảm giác làm chủ quy trình của các quản lý.

Kết quả cuối cùng là các chỉ số vận hành được cải thiện đáng kể: Số các đơn hàng chưa hoàn thành giảm 60%, số các đơn hàng tồn chưa xử lý giảm 84%, thời gian xử lý giảm 29%, hiệu suất các hoạt động nói chung tăng 295%.


Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End

Địa chỉ: Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh 

Chi nhánh Miền Bắc: Phòng 604, Tầng 6, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

SĐT: 0938.603.496

Email: info@openend.vn

Website: OpenEnd.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *