Báo cáo nhân sự thường niên là công việc không thể thiếu trong quá trình quản lý nhân sự. Báo cáo nhân sự thường niên bao gồm những giá trị hoạt động HR mang đến cho doanh nghiệp, nhấn mạnh sự đóng góp của bộ phận HR trong hiệu suất, OKR và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Đồng thời, bày tỏ những thách thức và khó khăn bộ phận HR phải đối mặt, làm cơ sở đề xuất các giải pháp phù hợp. Có rất nhiều chỉ số trong báo cáo nhân sự nhưng tuỳ thuộc từng doanh nghiệp sẽ áp dụng những chỉ số phù hợp. Để báo cáo nhân sự minh bạch và thuyết phục, những số liệu định lượng rõ ràng là không thể thiếu. Cùng Open End tìm hiểu những số liệu thường có trong báo nhân sự trong bài viết dưới đây.
Báo cáo nhân sự thường niên là gì?
Hằng năm, ban điều hành cùng đội ngũ HR phải ngồi lại phân tích tình hình hoạt động doanh nghiệp và hiệu suất nhân viên. Vì vậy, cần báo cáo nhân sự thường niên (annual HR report) tóm tắt sơ lược những thành quả và trở ngại trong quá trình quản trị nhân lực suốt một năm. Đặc biệt, báo cáo này vừa thống kê kết quả triển khai chiến lược nhân sự năm trước, vừa hỗ trợ đưa ra lộ trình phía trước. Do đó, người HR phải cân nhắc rất kỹ lưỡng những số liệu đưa vào báo cáo, đảm bảo những thông tin này có tác động hiệu quả tới người được trình bày.
Mục đích chính của báo cáo nhân sự thường niên:
- Cung cấp cái nhìn tổng quan và đầy đủ về đội ngũ nhân viên và xu hướng của doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động nhân sự phù hợp với các KPI và OKR. Tuy báo cáo nhân sự mỗi tuần/ tháng cũng làm nhiệm vụ này, nhưng báo cáo năm sẽ nêu rõ bối cảnh chung, làm cơ sở quyết định chiến lược dài hạn.
- Tổng hợp cho các bên liên quan những thông tin sâu hơn về doanh nghiệp.
- Đưa ra đánh giá về kết quả hoạt động và sáng kiến nhân sự trọng yếu trong năm vừa qua.
- Thống kê những thông tin định tính và định lượng.
- Giúp bộ phận HR đo lường và theo dõi các chỉ số liên quan đến nguồn nhân lực.
- Định hướng mục tiêu nhân sự chính xác, đúng với tình hình thực tiễn cho năm tới.
- Mang đến bản tổng hợp rõ ràng về tình hình quản trị nhân lực năm trước, giúp ban lãnh đạo phát triển kế hoạch phía trước.
Những số liệu nào cần có trong báo cáo nhân sự thường niên?
Để liệt kê kết quả tất cả hoạt động chức năng của bộ phận HR trong suốt 12 tháng, báo cáo thường niên có thể dài “mỏi mắt” đến cả trăm trang. Vì thế, muốn tăng tính thuyết phục thì cần chọn lọc những thông tin phù hợp nhất với thực trạng và đúng thời điểm. Hãy xác định rõ người đọc và mục đích của báo cáo như sau:
- Sắp xếp đúng nhu cầu của người đọc báo cáo: Hãy triển khai báo cáo thường niên như một mô hình plug-and-play (Thuật ngữ mô tả thiết bị dễ dàng hoạt động tự động ngay khi kết nối với máy tính mà người dùng không cần cài đặt trình điều khiển). Tương tự như vậy, những số liệu đã tuyển chọn kỹ lưỡng nên được sắp xếp khoa học để có thể tiếp cận ngay lập tức với đúng người. Bởi vì nhu cầu của mỗi người đọc báo cáo không giống nhau.
- Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp: Báo cáo nhân sự thường niên cần được điều chỉnh phù hợp với mục tiêu kinh doanh từng năm. Ví dụ, nếu ban lãnh đạo quyết định đẩy mạnh các hoạt động sản xuất trong năm, thì báo cáo nhân sự năm đó phải cung cấp số liệu liên quan đến mảng này (như tình hình tuyển dụng, năng suất nhân viên,…).
Dưới đây là 15 loại số liệu cần đưa vào báo cáo thường niên, thuộc các mảng tuyển dụng, giữ chân, đào tạo, phát triển và gắn kết.
Mảng tuyển dụng
Các số liệu ở mảng này giúp đo lường mức độ hiệu quả tuyển dụng, từ đó đưa ra phương án tối ưu hóa quy trình tuyển dụng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy xem xét đưa những thông số sau vào báo cáo thường niên.
1. Chi phí tuyển dụng
Đây là thước đo cụ thể nhất về mức độ hiệu quả của quá trình tuyển dụng, bao gồm toàn bộ khoản phí doanh nghiệp tiêu tốn để tuyển một nhân viên mới, từ phí nội bộ (công cụ tuyển, phí hành chính, tuân thủ,…) đến phí bên ngoài (kiểm tra lý lịch, tìm nguồn ứng viên, quảng cáo, di chuyển,…). Dựa trên thống kê này, doanh nghiệp có thể tìm hướng tối ưu hóa các khoản chi trong từng giai đoạn tuyển dụng.
2. Khoảng thời gian nhân viên mới đạt năng suất/ hiệu suất
Thông số này chỉ rõ nhân viên mới thường mất bao lâu để bắt kịp nhịp độ và bắt đầu làm việc hiệu quả. Đây là thước đo thời gian từ ngày đầu tiên tuyển dụng đến thời điểm nhân viên cống hiến cho doanh nghiệp.
3. Tỷ lệ chuyển đổi từ phỏng vấn sang tuyển dụng
Thông tin về số lượng cuộc phỏng vấn cần thực hiện để tuyển được một vị trí vô cùng hữu ích, giúp thống kê số giờ phỏng vấn và thể hiện mức độ hiệu quả từ nguồn cung ứng viên, bản mô tả công việc (JD), độ liên kết giữa chuyên viên tuyển dụng với quản lý tuyển dụng.
4. Tỷ lệ tuyển mới
Đây là số phần trăm nhân viên rời đi sau một khoảng thời gian nhất định (thường là năm đầu). Chia số lượng nhân viên mới đã thuê trên tổng số nhân viên rời đi trong cùng một khoảng thời gian sẽ cho ra tỷ lệ này. Thông qua đó, bộ phân nhân sự biết được chất lượng chương trình onboarding và mức độ phù hợp của công việc với nhân viên mới. Đây cũng là một căn cứ đánh giá độ “lành mạnh” trong văn hóa doanh nghiệp. Trường hợp tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và phải tuyển mới trong năm đầu quá cao (nếu không phải do đặc thù công việc, ngành nghề, tình huống khách quan,…) chứng tỏ môi trường làm việc có vấn đề.
Mảng giữ chân nhân sự
Tuyển dụng đúng người vô cùng quan trọng, và giữ chân được họ gắn bó với doanh nghiệp còn trọng yếu hơn. Vì vậy, tỷ lệ giữ chân nhân viên là thông số rất được quan tâm trong báo cáo nhân sự thường niên. Số liệu này chỉ rõ lý do vì sao nhân viên tiếp tục làm việc với doanh nghiệp và là “công cụ” theo dõi những nhân viên có khả năng nhảy việc, làm giảm hao mòn lao động về lâu dài.
5. Số lượng nhân sự
Đây là số lượng nhân viên làm việc tại doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định, bao gồm nhân viên toàn thời gian, nhân viên hợp đồng, freelancer,… Để báo cáo dễ theo dõi và so sánh định biên nhân sự, hãy trình bày dạng biểu đồ hiển thị số lượng tại nhiều mốc thời gian trong năm và phân tích, đánh giá trong trường hợp có thay đổi lớn.
6. Nhân khẩu học và đa dạng nhân sư
Hãy báo cáo các số liệu nhân khẩu học và đa dạng, chỉ ra những điểm mạnh và yếu của doanh nghiệp hiện tại, cũng như các xu hướng sắp tới liên quan tới mục tiêu này.
7. Tỷ lệ nghỉ việc/ nhảy việc
Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc thể hiện rất rõ mức độ hao mòn nhân sự, cho thấy khả năng giữ chân nhân tài của doanh nghiệp có phát huy tốt hay không. Đồng thời, phản ánh rõ ràng danh tiếng doanh nghiệp và độ hấp dẫn của các chính sách.
8. Chi phí trung bình do luân chuyển nhân sự
Khoản phí này là tổng chi phí tuyển dụng mới, đào tạo và định hướng cho vị trí cần bổ sung. Con số này cho thấy đánh mất một nhân viên sẽ tốn kém đến mức nào.
9. Nguyên nhân nghỉ việc
Lương và phúc lợi không hấp dẫn? Cơ hội phát triển sự nghiệp chưa đủ tốt? Quản lý nhân sự kém? Hay lý do nào khác dẫn đến việc nhân viên nghỉ việc? Thông kê thông tin này qua các khảo sát hay phỏng vấn nghỉ việc (exit interview) sẽ giúp bộ phận HR xem xét và điều chỉnh chiến lược nhân sự tốt hơn.
Mảng đào tạo và phát triển
Khoản chi phí cho khoản này thường bị cắt giảm đầu tiên khi có áp lực về ngân sách. Peter Drucker, chuyên gia hàng đầu thế giới về tư vấn quản trị và là người được coi là cha đẻ của ngành quản trị kinh doanh hiện đại, có phát biểu rất nổi tiếng: Nếu bạn không thể đo lường nó, bạn không thể cải thiện nó (“If you can’t measure it, you can’t improve it” ).
Chính vì vậy, báo cáo nhân sự thường niên bắt buộc cần có số liệu về mảng đào tạo và phát triển. Những năm gần đây, việc nâng cao và tái đài tạo năng lực nhân sự ngày càng quan trọng. Sẽ rất tốt nếu báo cáo thể hiện được những khoản chi phí và hiệu quả tương ứng của mảng này.
10. Chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên
Tùy mối quan tâm của từng doanh nghiệp, chi phí này có thể được chia từ tổng tất cả các khóa đào tạo trong năm hoặc chỉ một vài chương trình cụ thể. Căn cứ từ đó, người HR có thể so sánh với tiêu chuẩn ngành hoặc theo dõi thay đổi qua từng năm.
11. Chỉ số ROI trong đào tạo
Thống kê này cho thấy lợi nhuận doanh nghiệp đạt được sau khi đầu tư vào đào tạo, dựa trên những lợi ích và kết quả kinh doanh liên quan đến một chương trình đào tạo nhất định. Lưu ý, đây là chỉ số tài chính, không phải thước đo mức độ hài lòng của nhân viên với khóa đào tạo của công ty.
Mảng gắn kết
Nhân viên gắn kết với doanh nghiệp sẽ mang đến hiệu suất và công hiến tốt hơn. Vì vậy, các chỉ số về độ gắn kết là không thể thiếu trong báo cáo nhân sự thường niên.
12. Chỉ số hài lòng nhân viên – Employee Satisfaction Index (ESI)
Mức độ hài lòng của nhân viên được đo lường qua bộ 3 câu hỏi ESI trên thang điểm từ 1 – 10:
- Bạn có hài lòng với công việc và môi trường làm việc hiện tại không?
- Công việc và công ty hiện tại có đáp ứng được kỳ vọng của bạn không?
- Công việc và công ty hiện tại đang ở mức nào so với công việc và công ty lý tưởng mà bạn mong muốn?
Trong báo cáo, hãy tạo biểu đồ thể hiện kết quả sắp xếp theo phòng ban, nhân khẩu học, so sánh qua từng năm,… và phân tích kỹ lưỡng.
13. Chỉ số đo lường sự gắn kết của nhân viên – Employee net promoter score (eNPS)
Đây là một trong những chỉ số nhân sự phổ biến nhất để đo lường mức độ gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp, làm cơ sở so sánh với mức trung bình của ngành. Kết quả sẽ được phân tích trên thang điểm 1-10 cho câu hỏi: Bạn có sẵn sàng giới thiệu công ty là nơi làm việc lý tưởng cho bạn bè, người quen không?
Mảng năng suất và hiệu suất
Một trong những thông số quan trọng khác không thể bỏ qua trong báo cáo nhân sự thường niên chính là năng suất, hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự.
14. Tỷ lệ nghỉ phép
Số liệu này thể hiện rõ tình trạng sức khỏe của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra biện pháp can thiệp kịp thời.
15. Lợi tức đầu tư vào nguồn nhân lực – Human Capital ROI (HCROI)
Thông số chỉ những giá trị về mặt tài chính do nguồn nhân lực tạo nên dựa trên nguồn ngân sách doanh nghiệp đầu tư cho họ (đào tạo, phát triển, lương thưởng, tuyển dụng, quản trị nhân tài,…).
Muốn lựa chọn các số liệu tạo sức ảnh hưởng và thuyết phục cho báo cáo nhân sự thường niên, hãy xem xét người đọc báo cáo là ai và những giá trị bộ phận HR đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp. Báo cáo là cơ hội nêu bật những thành tựu và rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải trong quản trị nhân lực.
Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End
🏠 Địa chỉ: Tầng 14, toà nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, TP. HCM
🏠 Chi nhánh Miền Nam: Tầng 2, Tòa nhà D-Vela, số 1177 Huỳnh Tấn Phát, Phường Phú Thuận, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh
🏠 Chi nhánh Miền Trung: 1747-1749, Đường Nguyễn Tất Thành, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng
🏠 Chi nhánh Miền Bắc: Phòng 604, Tầng 6, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
☎️ Hotline: 0938.603.496
📩 Email: info@openend.vn
Website: OpenEnd.vn
xem thêm bài : tư vấn phát triển sản phẩm