Có nên kết hợp CSF và KPI trong quản trị mục tiêu ?

Mục tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp là tăng trưởng về doanh thu, lợi nhuận và thương hiệu. Để đạt được các mục tiêu đó các nhà quản lý phải xây dựng các mục tiêu nhỏ hơn. Tuy nhiên với quá nhiều mục tiêu nhỏ thì lãnh đạo dễ mất tập trung và không biết nên ưu tiên mục tiêu nào trước. Sự kết hợp của CSF và KPI sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này.

Khác biệt giữa CSF và KPI

CSF đề cập đến các nguyên nhân dẫn đến thành công, tức là những gì doanh nghiệp cần làm để đạt được mục tiêu. Thông thường, các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp sẽ có tập hợp CSF giống nhau, chẳng hạn như tăng dòng tiền, tăng doanh số, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, tuyển dụng những người có kỹ năng phù hợp và tăng năng suất.

KPI là kết quả hành động của bạn, tức là các chỉ số đo lường xem bạn có thành công hay không. Chỉ số KPI thường khác nhau giữa các doanh nghiệp, tùy thuộc vào các mục tiêu và ưu tiên chiến lược của doanh nghiệp.

KPI thường chi tiết và định lượng hơn CSF. Ví dụ: CSF “Tăng đáng kể sản lượng bán hàng ở thị trường bán lẻ” có thể tạo ra KPI “Tăng doanh thu bán hàng ở các thị trường bán lẻ lên 12% so với năm trước, vào cuối năm”.

Tại sao nên áp dụng kết hợp CSF và KPI?

Việc áp dụng kết hợp CSF – KPI là một trong những phương pháp xác định thước đo hiệu suất công việc. Giống như nguyên nhân – hệ quả, CSF và KPI cần được gắn chặt với nhau trong các bước thực thi. Nếu một mô hình quản trị chỉ áp dụng một trong hai yếu tố CSF hoặc KPI, nó sẽ có thể không hiệu quả.

Áp dụng CSF mà không có KPI: doanh nghiệp sẽ thiếu năng lực cải tiến

Trong quản trị doanh nghiệp cũng vậy, nếu doanh nghiệp chỉ xác định và thực thi các CSF mà không gắn chúng với các KPI để đo lường hiệu quả, bạn sẽ không xác định được mình đang làm tốt đến đâu, yếu tố CSF nào đang thiếu hiệu quả và cần cải thiện.

Áp dụng KPI mà không có CSF: doanh nghiệp sẽ thiếu lợi thế cạnh tranh

Đây là trường hợp khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp: khi chưa thực sự xác định được CSF quyết định lợi thế cạnh tranh của mình mà đã xác lập các KPI. Hệ quả là dù có đạt chỉ tiêu KPI hàng tháng, hàng quý, họ vẫn không đủ khả năng thu hút và giữ chân khách hàng. 

Ví dụ, doanh nghiệp bạn đang cố gắng đạt mục tiêu tăng doanh thu online mình thêm 20% bằng cách xây dựng nhiều chiến dịch khuyến mãi hơn. Tuy nhiên bạn không xác định sản phẩm mục tiêu để xây dựng khuyến mãi cho những sản phẩm đó. Vì vậy, mặc dù bạn đã có được nhiều đơn hàng hơn nhưng giá trị đơn hàng lại giảm do các chương trình khuyến mãi. Nhìn chung, doanh số online vẫn không tăng lên, mặc dù bạn vẫn đạt được KPI.

Kết hợp CSF & KPI như thế nào ?

Trong khi tầm quan trọng của việc xác định CSF doanh nghiệp đã được nhận thức rõ ràng, việc thực thi đúng cách vẫn là một bài toán không đơn giản. Một dấu hiệu của việc triển khai CSF thiếu hiệu quả là: khi hỏi một giám đốc điều hành về yếu tố thành công then chốt của doanh nghiệp họ, họ sẽ đưa ra một bản danh sách. Nhưng khi hỏi lại câu hỏi đó vào ngày hôm sau, hay hỏi bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm quản lý cấp cao, một danh sách khác lại được đưa ra. Nói cách khác, ban lãnh đạo biết yếu tố thành công của tổ chức họ là gì, nhưng họ không xác định được yếu tố nào là then chốt.

1. Thiết lập sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của tổ chức

2. Đối với mỗi mục tiêu chiến lược, hãy tự hỏi: Thành công trong khía cạnh nào là điều thiết yếu để đạt được mục tiêu này? Đó chính là các CSF “tiềm năng” của doanh nghiệp, tức là các “yếu tố thành công” nói chung, nhưng chưa có yếu tố “then chốt”.

3. Đánh giá danh sách CSF tiềm năng trên để xác định những CSF thực sự.

Mặc dù không có quy tắc tuyệt đối, nhưng doanh nghiệp nên giới hạn số lượng CSF ở mức 5 hoặc ít hơn. Điều này giúp đảm bảo rằng mỗi CSF có tác động tối đa và đưa ra định hướng rõ ràng về các ưu tiên của doanh nghiệp bạn.

Ngoài ra, trong quá trình đánh giá các CSF tiềm năng, có khả năng doanh nghiệp sẽ khám phá ra một số mục tiêu chiến lược mới hoặc cần điều chỉnh lại các mục tiêu hiện có. Do đó, bước thực hiện này là một quá trình mang tính vòng lặp phức tạp, đòi hỏi thời gian và nhóm người có năng lực đảm nhiệm.

4. Xác định KPI, tức là cách doanh nghiệp theo dõi và đo lường từng CSF.

5. Thông báo rõ ràng CSF của doanh nghiệp cho những người chịu trách nhiệm truyền đạt và phát huy chúng với phần còn lại của tổ chức. 

Đây là một bước quan trọng. Cách duy nhất đảm bảo CSF tạo ra sự thay đổi trong một tổ chức là khi mỗi nhân viên “sống” và “hít thở” với CSF. Để điều đó xảy ra, cách truyền đạt CSF cần phải có tính chiến lược thay vì chỉ dưới dạng một danh sách đơn thuần. 

6. Liên tục theo dõi và đánh giá lại CSF để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn đi đúng hướng với mục tiêu của mình. Mặc dù CSF có thể ít hữu hình và ít khả năng đo lường hơn các KPI, nhưng hãy theo dõi từng mục tiêu cụ thể nhất có thể.


Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End

Địa chỉ: Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh

Chi nhánh Miền Bắc: Số 108 Ngõ Trung Tả, Phường Văn Chương, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

SĐT: 0938 838 493

Email: info@openend.vn

Website: OpenEnd.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *