Có thể hiểu cơ cấu tổ chức bao gồm:
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức.
- Mô tả nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban, bộ phận (department)
- Mô tả công việc, quyền hạn trách nhiệm cho các vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức.
- Quy trình làm việc của các phòng ban
Cơ cấu của tổ chức thường được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Sơ đồ tổ chức (Org chart) là gì?
Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức, mang lại cho mọi người cái nhìn tổng quan về cách tổ chức doanh nghiệp, cho dù đó là văn phòng, một start-up, nhà máy sản xuất hay hình thức nào khác:
- Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ
- Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên hệ khi xảy ra vấn đề
- Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm
- Lưu giữ thông tin liên hệ của nhân viên ở một nơi thuận tiện
- Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác hiệu quả nhất
Đặc điểm của cơ cấu tổ chức
1. Tuyến mệnh lệnh
Một trong những yếu tố cơ bản để xây dựng nên mô hình tổ chức đó là tuyến mệnh lệnh. Suy cho cùng, mô hình tổ chức là sự sắp xếp quy trình nhận lệnh của các cấp. Việc xây dựng tuyến lệnh có tác dụng tạo nên bộ khung cơ bản cho việc hoàn thiện mô hình sau này.
2. Số lượng kiểm soát tối ưu
Mục này đề cập đến số lượng cấp dưới nhà quản lý có thể quản lý hiệu quả. Càng nhiều nhân sự cấp dưới, số lượng nhân sự cấp trên ngày càng phải được tăng cường.
3. Phân bổ quyền quyết định
Ai nắm quyền ra quyết định trong tổ chức? Trả lời được câu hỏi này, doanh nghiệp sẽ biết tổ chức của mình thuộc loại cơ cấu nào. Nếu quyền quyết định chỉ tập trung vào tay một cá nhân, tổ chức sẽ thuộc cơ cấu tập trung. Còn nếu quyền được chia cho nhiều người, đó là biểu hiện của cơ cấu phân cấp.
4. Phân chia phòng ban
Hay còn được gọi là chuyên môn hóa phòng ban. Tính chuyên môn hóa càng cao, doanh nghiệp càng có nhiều lợi ích bởi nó cho phép nhân viên có thể làm chủ trong từng lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, chuyên môn hóa thấp lại mang đến sự linh hoạt vì nhân viên có thể dễ dàng giải quyết đa dạng nhiệm vụ.
5. Phân chia bộ phận
Điều này liên quan đến quá trình làm việc giữa các phòng ban với nhau. Nếu tổ chức có sự phân chia cứng nhắc, sự tương tác giữa các phòng ban sẽ bị hạn chế. Có 5phương thức phân chia bộ phận doanh nghiệp có thể áp dụng:
- Theo chức năng
- Theo sản phẩm
- Theo khu vực
- Theo quy trình
- Theo khách hàng
Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End
Địa chỉ: Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh
SĐT: 0938 838 493
Email: info@openend.vn
Website: OpenEnd.vn